История российского делопроизводства исследована сравнительно мало. Между тем, знание его общих закономерностей и тенденций развития позволяет осмыслить сегодняшний день. Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX века жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения — автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка. Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №…» или: «От такого-то» и т.п. Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII веке в коллежском делопроизводстве, — это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.
Делопроизводственная документация Девичьего института Восточной Сибири, представленная в фондах Государственного архива Иркутской области, отражает основные тенденции развития отечественного делопроизводства конца XIX — начала XX веков.
Девичий институт Восточной Сибири (с 1896 года Иркутский институт имени императора Николая I) был первым в Сибири средним учебным заведением для девушек. Он был открыт в 1845 году в Иркутске по инициативе генерал-губернатора Восточной Сибири В.Я. Руперта. Целью учреждения института было дать дочерям дворян образование, соответствующее их происхождению.
Институт являлся закрытым учебным заведением по типу привилегированных дворянских учебных заведений, хотя наряду с дворянками, дочерьми высших чиновников, в Девичий институт Восточной Сибири стали принимать девочек из семей священников, купцов, промышленников.
Институт находился в ведении Императрицы. Деятельностью института руководил Совет, председателем которого до 1866 года являлся генерал- губернатор. Кроме него в Совет входили 3 члена из Главного Управления Восточной Сибири и начальница института. Учебной частью заведовал инспектор, хозяйственной — один из членов Совета.
Курс обучения в институте длился 6 лет (3 класса по 2 года в каждом). В 1892 году институт был преобразован из трехклассного в семиклассный с дополнительным специальным педагогическим классом (классом пепиньерок). В институте преподавались следующие предметы: закон божий, арифметика, история, география, всеобщая российская грамматика, словесность, французский язык, естественная история, физика, чистописание, рисование, рукоделие, пение, музыка. Программа обучения была построена таким образом, что уделялось больше внимания светским навыкам, нежели углублением в теорию отдельных предметов. Много времени отводилось практическим занятиям. Углубленно изучались иностранные языки. Большое значение имело музыкальное образование. Выпускницы Девичьего института могли претендовать на звание домашних учительниц, наставниц, гувернанток; также они могли преподавать и в учебных заведениях. Кстати, многие из выпускниц продолжили свое пребывание в институте, но уже в качестве учительниц или классных дам.
В 1920 году Иркутский институт имени императора Николая I прекратил свое существование. Здание института было передано Иркутскому университету.
Все документы Девичьего института, дошедшие до наших дней, хранятся в Государственном архиве Иркутской области. Фонд института насчитывает более 1 тысячи единиц хранения. На основании изученных документов можно сделать некоторые сравнительные характеристики и выводы.
Все существующие в настоящее время системы документации: организационно-правовая, информационно-справочная, распорядительная, система документации по кадрам и др. — существовали и в то время. Среди документов, изданных в институте или полученных им, есть деловая переписка (например, письма из IV отделения Его Императорского Величества Канцелярии, направленные председателю Совета института); также есть письма от лиц, желающих отдать своих дочерей на обучение; письма из Городской управы, казенной палаты, жандармского управления, от благотворительных обществ, от Главного инспектора училищ), протоколы заседаний Совета института, рапорты, прошения (сейчас этот вид документа носит название «заявлении») о назначении, увольнении, распоряжения Совета института, отчеты о деятельности института и др. Некоторых видов документов не существует в настоящее время. К ним можно отнести, например, формулярные списки, представляющие собой таблицу с подробными сведениями о лице, находящемся на службе в учреждении. В современном делопроизводстве формулярный список можно сравнить с личной карточкой Т-2. Также нельзя встретить сейчас и «аттестат» — документ, содержащий данные об уволенном служащем (в какой должности он состоял, какое жалованье получал, когда был принят на службу и уволен). В настоящее время документ, содержащий такую информацию, называется справкой.
Что касается структуры и оформления документов, можно сказать следующее. В XIX веке было введено угловое расположение реквизитов, и многие реквизиты были утверждены в XIX веке или ранее, документы того времени схожи с современными. Однако все же есть некоторые отличия. Например, реквизит «адресат» проставлялся в левом нижнем углу документа, текст документа — полностью в правой его части, дата и номер входящего документа проставлялись в верхней его части посередине или в левом углу, реквизит «наименование документа» мог располагаться как по центру, так и справа или слева.
Современная система делопроизводства уходит своими корнями в прошлое, не случайно поэтому есть много общего в оформлении документов, формировании дел и других делопроизводственных процедурах прошлого и современности. В частности, внутренняя опись документов дела содержит те же разделы, только под другими названиями: «номер по порядку», «наименование бумаг», «на какой странице», «на скольких листах», «примечание». Обложка дела содержит наименование учреждения, номер и дату дела. Важно отметить, что дела формировались из документов не одного календарного года, как это делается сейчас, а разных сроков. Дела могли формироваться из документов нескольких месяцев одного года (январь-октябрь), года и месяцев (сентябрь 1849 — февраль 1851), года, нескольких лет.
Таким образом, проведенный анализ оформления документации XIX века на примере документов Девичьего института Восточной Сибири позволяет сделать вывод о том, что виды документов, их оформление и структура близки к современным, однако, можно определить и некоторые особенности, которые отражают процесс развития системы отечественного делопроизводства.
Федякова Е.В.
Список использованной литературы:
- Ильюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. / М.П. Ильюшенко. — М.: Российский Государственный Гуманитарный Университет, 1993.
- Литвак Б.Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. — М.: Наука, 1984
- Сокова А.Н. О создании русской традиционной формы документа. // Труды ВНИИ- ДАД. — М.: ВНИИДАД. 1974 — Т.5 — Ч. 1 — С.206 -2