Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Они обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений и сопровождают ведение всех деловых операций.
Следовательно, документооборот является важным звеном в организации делопроизводства, и его анализ позволяет определить его соответствие правилам и требованиям, а также выявить недостатки, что является актуальным в настоящее время.
АНХК — крупный нефтехимический комплекс, одно из крупнейших предприятий, включающее в себя огромное количество структурных подразделений. Предприятие основано в 1955 году. Сегодня компания выпускает свыше 200 видов продукции.
В состав основных структурных подразделений АНХК входят: химический завод, нефтеперерабатывающий завод, завод полимеров, завод КиОС, завод масел.
Химический завод входит в состав первых и основных структурных подразделений комбината. В конце 80-х и начале 90-х годов вследствие общих процессов в экономике страны в компании сократилось количество производств, стабильно востребованных по условиям сбыта продукции. Все это привело к необходимости объединения оставшихся в работе производств нескольких заводов основной промышленной площадки — полукоксования, газового, гидрирования и химического — в единый химический завод.
Сегодня производственную основу завода составляют 10 технологических и вспомогательных цехов, которые помимо выработки товарной продукции (бутиловых спиртов, метанола, серной кислоты, аминов, МТБЭ) обеспечивают производства компании и дочерних обществ азотом, водородом, технологическим воздухом, производят предварительную очистку сточных вод компании, приготавливают газ коммунально-бытового потребления. Четыре вида продукции химического завода отмечены престижными наградами конкурса «100 лучших товаров России».
Выпускаемая продукция: спирты (бутиловый и изобутиловый), метанол, аммиак, метиламины технические, газы сжиженные топливные для коммунально-бытового потребления, отопительный газ, кислота серная техническая, метилтретбутиловый эфир, ацетилен, кислород, азот, углекислота пищевая.
Количество работающих на химическом заводе составляет около 1500 человек.
Всю основную работу с документами на заводе ведет один человек — секретарь руководителя. Вся работа по ДОУ регламентирована инструкцией по делопроизводству и иными нормативно-методическими документами (положения, инструкции, стандарты, методические указания).
1 этап. Прием и предварительное рассмотрение документов.
Документы могут быть получены на почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу и телефону и, конечно, по электронной почте. Все способы получения, кроме последнего, осуществляются очень редко, поэтому подробно остановимся на электронной почте.
Всё взаимодействие происходит с помощью программы Microsoft Outlook, которая установлена на персональных компьютерах секретарей всех структурных подразделений комбината.
Microsoft Outlook — персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.
При получении документов, секретарь, прежде всего, проверяет правильность их доставки. Например, при ошибочной отправке корреспонденции секретарь пересылает ее нужному адресату.
Все поступившие документы распечатываются.
2 этап. Регистрация.
Документы регистрируются в регистрационных журналах. Для входящей, исходящей и внутренней документации журналы отдельные. На рис. 2 приведены примеры журналов, какие они содержат главы и как регистрируются документы.
Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние в день подписания или утверждения. Каждый документ регистрируется только один раз.
3 этап. Передача документов на рассмотрение руководителю. Резолюция.
Поступившие документы, требующие анализа руководителя и предполагающие проставления резолюции, секретарь складывает в течение дня в специальную папку «На подпись директору». Вечером руководитель просматривает данные документы, анализирует их и проставляет резолюцию. Утром следующего дня, когда все документы готовы, секретарь проводит дальнейшую работу с ними. А именно: вносит сведения из резолюции в соответствующую графу журнала и рассылает документы исполнителям.
4 этап. Контроль исполнения документов.
Контроль за исполнением документов осуществляет единый отдел на всем предприятии — «группа контроля». Ежеквартально секретарь готовит отчет о выполнении всех документов по каждому отделу хим. завода, который и отсылается группе контроля.
Группа контроля заносит все сведения в автоматизированную программу, обрабатывает данные и в случае каких-либо несоответствий сообщает об этом секретарю.
Сам директор также вправе ставить документы на контроль, осуществлять промежуточный контроль. Но в данном случае это довольно условно и происходит очень редко по необходимости.
5 этап. Формирование дел и передача документов на архивное хранение.
Ежегодно секретарь формирует дела, т.е. производит группировку исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизирует документы внутри дела. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.
Раз в год секретарь посылает в Отдел ДОУ отчет, где указывается какие и сколько документов необходимо сдать на постоянное архивное хранение, какие будут храниться временно, а какие будут уничтожены. Данный отчет составляется на основе экспертизы ценности документов, которая производится как раз в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архивы.
Чтобы определить какие документы подлежат уничтожению приказом директора собирается экспертная комиссия, состоящая не менее, чем из З-х человек, которая и определяет, «судьбу» документа. Секретарем данной комиссии выступает сам секретарь руководителя.
На данном пятом этапе, на наш взгляд, возникают недостатки, связанные с организацией формирования дел и передачи документов на архивное хранение. Безусловно, на таком огромном предприятии как Ангарская нефтехимическая компания, в частности на химическом заводе существует ряд локальных нормативных документов в области документационного обеспечения управления, где определен порядок работы с документами. Однако, на наш взгляд, один из стандартов в области архивного дела, является недостаточно структурированным и не в полном объеме раскрывает работу по управлению архивом документов.
В этой связи мы разработали памятку по порядку управлению архивом документов на бумажных и машиночитаемых носителях, которая поможет секретарю руководителя правильно организовать свою работу и обеспечит рациональное взаимодействие между подразделениями комбината.
Настоящая памятка определяет требования к формированию и оформлению дел, передаваемых на архивное хранение; организации оперативного хранения документации; организации архивного хранения документов.
В памятке содержится таблица (см. рис..З), описывающая методы работы, ответственного исполнителя и сроки, соответствующие той или иной операции. Далее перечислены подробные указания по выполнению этих операций.
К числу таких операций относят:
- составление номенклатуры дел;
- формирование и оформление дел;
- требования к оформлению дел, принимаемых в архив;
- составление и оформление описей дел на управленческую документацию и составление перечней на научно-техническую документацию;
- организация оперативного хранения;
- экспертиза ценности документов;
- подготовка и передача документов в архивы управленческой и научно- технической документации.
Итак, подводя итоги, можно сделать вывод о том, что документооборот на химическом заводе вполне соответствует типовым правилам организации документооборота. Благодаря рациональной организации и строгому следованию нормативно-методическим документам достигается:
-оперативность в движении документов и работе с ними;
-исключение тех инстанций прохождения документа, которые не обусловлены деловой необходимостью, в т.ч. дублирующиеся операции; -единообразие в порядке прохождения и обработки документов.
Однако нами были выявлены и некоторые недостатки, связанные с организацией формирования дел и передачи документов на архивное хранение. На наш взгляд, предложенный путь решения данной проблемы, а именно разработка памятки, является оптимальным и перспективным, а главное — актуальным, т.к. поможет секретарю руководителя правильно организовать свою работу.
Петрук М.С., Раева Ю.Б.
Список использованной литературы:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.Госстандарт России. 1998.
- Стандарт ОАО «АНХК» Порядок делопроизводства по распорядительным документам №01-ПО Версия 2.00. Ангарск 2010.
- Белов А.Н.. Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. — М.:Изд-во Эксмо. 2006. — 624с.
- Ватолина МВ. Организация работы с документами/Серия «Высшее образование». — Ростов н/Д: Феникс, 2004. — 320с.
- Замыцкова О.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: учебник/О.И.Замыцкова, М.И.Басаков. — Изд. 8-е. — Ростов н/Д: Феникс. 2009. — 375с.
- Кузнецова Т.В.. Санкина Л.В.. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. — М.: МЦФЭР. 2007. — 432с.
- Михайлов Ю.М. Секретарь руководителя. Универсальный справочник. — М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2010. — 576с.