На сегодняшний день делопроизводство стало важнейшим инструментом эффективного управления в различных сферах деятельности. Управленческие коммуникации обеспечивают возможность фиксации фактов взаимодействия и тем самым устанавливают и поддерживают фактические контакты. Поэтому снижение затрат времени на рутинные операции в процессе подготовки документов и повышение качества документов как с точки зрения содержания, так и с точки зрения оформления, позволяют повысить эффективность управленческих коммуникаций в целом. Автоматизация документирования создает основу для обеспечения синхронности, достоверности, адекватности на всех этапах коммуникативного процесса — при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры. Рассмотрим основные возможности, открывающиеся перед сотрудниками в этом случае, на примере системы автоматизации подготовки комплекта документов по воспитательной работе в вузе.

Современная организация процессов образования сопровождается созданием большого количества документов, в которых фиксируются все важнейшие управленческие и организационные моменты.

Одним из весомых элементов деятельности высшего учебного заведения является воспитательная и социальная работа, которой непосредственно руководят заместители декана по воспитательной работе на соответствующих факультетах. Функциями данного должностного лица являются:

• подготовка методической и нормативной документации по организации воспитательной работы на факультете, в том числе досуга и быта студентов в общежитиях;
• организация работы по пропаганде и внедрению физической культуры и здорового образа жизни;
• информационное обеспечение студентов и сотрудников факультета через информационные стенды, университетскую прессу и другие средства информации;
• организация работы кураторов академических групп, в том числе проведение рабочих совещаний и семинаров, направленных на совершенствование воспитательного процесса;
• организация участия студентов в мероприятиях вузовского уровня, а также организация участия студентов факультета в мероприятиях, проводимых вне университета;
• содействие работе профсоюзной студенческой организации факультета, других общественных организаций, клубов и объединений;
• осуществление взаимосвязи соответствующих структур вуза с профессорско-преподавательским составом кафедр факультета по организации воспитательной работы.

Таким образом, деятельность заместителя декана связана с получением огромного количества информации: он собирает и учитывает сведения о студентах, группах, координирует работу кураторов. Кроме того, заместитель декана дает конкретные задания кураторам по подготовке и проведению мероприятий воспитательного характера и сам занимается организацией досуга, стимулирует и контролирует участие студенческих групп в общественной работе.

Деятельность заместителя декана по воспитательной работе сопровождается созданием значительного количества учетно-отчетной документации, что связано с большими трудозатратами. Сократить время на подготовку документов и повысить качество работы с документами можно с помощью внедрения безбумажного документооборота. В этом случае все операции с документами производятся в электронном виде, и становится возможной автоматизация тюд- готовки комплекта документов, образующихся в соответствующем виде деятельности.

Поэтому для обеспечения возможности учета и контроля комплекса сведений по воспитательной работе на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства» Пензенского государственного университета разработана автоматизированная информационная система, которая позволяет осуществлять хранение, поиск и обработку необходимой информации, а также подготовку документов, сопровождающих деятельность заместителя декана.

Система позволяет накапливать и систематизировать сведения о студентах

Кроме того, база данных позволяет автоматизировать подготовку разнообразных списков студентов, протоколов собраний групп и отчетов кураторов. Созданные документы при необходимости могут быть распечатаны.

Документ «Отчет» представляет собой отчет куратора студенческой группы и содержит информацию о работе, проделанной им за семестр.

Документ «Персональные данные о студенте» содержит список студентов с указанием места их проживания и работы, семейного положения, сведений о родителях, контактного телефона, наличии и размере стипендии.

«Общие сведения о студентах» представляют собой список студентов с указанием их творческих наклонностей, спортивных увлечений, направлений научно-исследовательской работы.

«Протокол» содержит сведения о собрании студенческой группы. В этом документе указывается номер протокола, дата, список присутствующих, повестка дня, информация о выступлении докладчика, принятых решениях, а также проставляются подписи председателя и секретаря собрания.

Образцы оформления создаваемых документов представлены на рисунке 3.

Заместитель декана по воспитательной работе следит за дисциплиной студентов университета, фиксирует факты правонарушений и наложенные вследствие их совершения взыскания. Он имеет право: требовать объяснения от студентов, нарушающих правила внутреннего распорядка вуза, учебную и трудовую дисциплину, а также правила проживания в общежитиях; ставить перед деканатом и общественными организациями университета вопросы о привлечении к ответственности студентов-нарушителей порядка.

Заместитель декана по воспитательной работе руководит процедурой назначения стипендий студентам факультета, поэтому он должен собирать и анализировать сведения не только о нарушениях, но и достижениях студентов в различных областях деятельности — учебе, общественной работе, спорте, научных исследованиях.

Функциональные возможности базы данных позволяют выводить необходимую информацию о кураторах, группах и студентах (рисунок 4). Заместитель декана по воспитательной работе может получить следующие сведения:

• отчеты, которые сдавал конкретный куратор;
• отчеты, которые сдавал конкретный куратор за интересующий его период;
• кураторы, которые не сдали отчет;
• план работ, который сдал конкретный куратор;
• план работы куратора за интересующий период;
• собрания, которые провел куратор;
• собрания, которые провел конкретный куратор за интересующий период;

• мероприятия, в которых участвовала группа за интересующий период;

У достижения студентов группы;

У список студентов конкретной группы;

У все характеристики, подготовленные на конкретного студента;

• сведения по секциям, в которых занимаются студенты;
• список студентов, посещающих конкретную секцию;
• студенты курса;
• сведения по стипендии всех студентов;
• сведения по стипендии конкретного студента.

Таким образом, на заместителя декана возложена сложная и объемная работа. Достижению максимальной эффективности его работы способствует разработанная автоматизированная информационная система. Ее применение позволяет реализовать такие области коммуникативного взаимодействия руководителя с сотрудниками, как обеспечение дисциплины, индивидуальная оценка кураторов и студентов, сбор и систематизация необходимой служебной информации.

Сафьянова М.Е., Соколова О.Г., Усманова И.В.