Информационный севис

Автоматизация гостиницы как драйвер развития бизнеса на примере автоматизации ГК «Крестовая падь»

Гостиничный комплекс «Крестовая падь» располагается на юго-западном побережье озера Байкал, он начал функционировать в 2005 году, за 6 лет номерной фонд комплекса вырос с 12 до 72 номеров. Сегодня в состав комплекса входят 6 корпусов, 2 коттеджа и административное здание. Имеются удобные автостоянки, два ресторана, кофейня. В летнее время функционирует кафе — терраса на 20 мест.

Анализ этапов развития гостиницы с точки зрения объемов внутренних потоков информации показал, что автоматизация предприятия на данном этапе является очень актуальной задачей. Было выделено 5 этапов. На ранних этапах развития были попытки автоматизации путем использования программных продуктов общего назначения, таких как Word и Excel. Например, «Лист брони» был представлен в виде таблицы Excel, где в заголовках прописывались номера, а строках — числа месяца. Каждый месяц формировался новым листом, это создавало неудобство по окончании месяца, также добавление новых номеров влекло за собой увеличение и сужение этой таблицы, и при звонке гостя требовалось дополнительное время для изучения общей картины по загрузке и наличию свободных мест.

Также «Отчет администратора» формировался при помощи программы Excel, в него вносились данные об оплате. При использовании данных программ большое значение имеет человеческий фактор, и риск ошибки возрастает, нежели при использовании АСУ. Персонал больше тратит времени на формирование бумажных отчетов и меньше внимания уделяет гостям. Конкурентное преимущество падает, возникают путаницы, потери заявок. Кроме того, существующий порядок документооборота стал создавать существенное препятствие для развития бизнеса, в результате чего было решено провести автоматизацию гостиницы путем внедрения АСУ отелем.

После обоснования необходимости автоматизации следует этап анализа и оценки функциональных возможностей АСУ- гостиницы, его основная цель: оптимальный выбор — «дешево и сердито». Было проанализировано 17 автоматизированных систем управления гостиницами и гостиничными комплексами. Ключевыми показателями стали: функциональность программных комплексов, используемые технические платформы и средства, учет требований российского законодательства, условия технического обслуживания, возможность развития системы в будущем, опыт практического использования программы в гостиницах, стоимость.

Изучение регионального опыта, анализ особенностей документооборота в ГК «Крестовая падь» позволили выделить из всех рассмотренных программных решений конфигурацию «1C: Отель. Система управления отелем (8.2.1.1.)» на базе платформы 1C: Предприятие 8.2 (8.2.13.219).

Автоматизация проводилась в 4 этапа: предпроектное исследование, проектирование, внедрение и сопровождение. Обучение проходило в 3 стадии.

При реализации проекта внедрения возникает целый ряд проблем, основные из них: отсутствие соответствующих профессионалов для внедрения в штате, компьютерная неграмотность, недостаточная квалификация персонала, отсутствие литературы, необходимость учета особенностей предприятия, неготовность персонала к нововведениям. ГК «Крестовая падь» столкнулся также с рядом трудностей, связанных с тем, что в высокий сезон большой объем текущей работы мешал процессу обучения и создавал сложности при систематизации особенностей предприятия. Например, категория «стандарт» в гостинице «Крестовая падь» имеет четыре подвида: стандарт-улучшенный, стандарт- эконом, стандарт-коттедж, мини-стандарт. Все имеют различную цену, кроме того, находятся в индивидуальных корпусах.

В результате автоматизации упрощается процесс заезда гостя, теперь он состоит из 3 этапов. Первый этап — бронирование: вводится первичная контактная информация о клиенте. Администратор видит полную информацию по загрузке и наличию свободных мест. Это обеспечивает удобство работы с групповыми заездами и подтверждение бронирования в унифицированной форме, выставление счета требования контрагентам. Второй этап — размещение: вводятся паспортные данные гостя, отпадает потребность в выписке счета вручную, т.к. он формируется автоматически. Дополнительные услуги на протяжении всего пребывания гостя добавляются в счет. Отражение оплаты позволяют отслеживать денежные потоки и контроль над персоналом. Третий этап — выселение: процедура освобождения номера для последующего бронирования, производится проверка задолженности гостя по фолио. Контроль над статусом номера позволяет автоматически выставлять статус «грязный» после выезда гостя, и администратор формирует горничным задание на уборку. После проверки и снятия статуса «грязный» можно снова бронировать номер. Формирование отчетов производится по одному нажатию кнопки. Все вышеперечисленное — это только самые очевидные плюсы от внедрения программы автоматизаций. Время, которое тратит администратор на обслуживание гостя, уменьшается на 26-92 минут, а ожидание гостя с 26 до 60 минут, в результате чего происходит экономия социального времени.

Стоит отметить, что не нужно пытаться реализовать все возможности программы и автоматизировать все области учета и управления одновременно. Системный подход автоматизации позволяет по мере ввода системы в эксплуатацию оперативно регулировать возможные риски, уменьшать нагрузку на сотрудников и менеджмент компании. Внедрение системы 1C Отель на базе платформы 1C Предприятие 8.0. полностью решило проблему автоматизации управления гостиницей на данном этапе, более того, система имеет ресурс, позволяющий вносить необходимые коррективы по мере роста объемов внутренних потоков информации. Таким образом, система автоматизации для данного гостиничного комплекса стала своеобразным драйвером развития бизнеса.

Зверева А.Г.