Отдел медицинской литературы был создан в связи с образованием Медицинского института в составе Пензенского государственного университета. Основными направлениями деятельности отдела являются организация и обеспечение хранения книжного фонда медицинской литературы и библиотечнобиблиографическое обслуживание студентов Медицинского института.

Отдел обеспечивает учебной литературой студентов, обучающихся по специальностям: «Лечебное дело», «Фармация», «Стоматология», ведет в электронном варианте картотеку книгообеспеченности по данным специальностям.

Ежегодно отдел медицинской литературы приобретает в больших количествах книги одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по безинвентарной методике, по которой предусматривается общая перепись литературы по названиям, а ее стоимость относится на баланс библиотеки, т.е. ведется суммарный учет многоэкземплярной^[1] литературы, а не каждого экземпляра отдельно с присвоением номера. Два-три экземпляра издания записываются в инвентарные книги на общих основаниях.

Объектами учета библиотечного фонда является литература, поступающая в отдел и выбывающая из него, независимо от ее вида и материальной основы. При учете поступления документов в библиотечный фонд их подразделяют на документы постоянного и временного хранения. Документы временного хранения не ставятся на баланс. К ним относятся:

• брошюры объемом до 48 страниц;
• листовки объемом до 4 страниц;
• календари, плакаты;
• методические разработки;
• учебные программы;
• материалы, подлежащие после списания раздаче студентам.

При безинвентарном методе учета сотрудники отдела оформляют учетную карточку издания, которая отражает движение каждого отдельного названия издания, прошедшего учет, а также все последующие поступления документов с данным названием независимо от цены. В неё вносятся следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество автора;
• название издания, его цена и выходные данные;
• дата и номер записи в книге суммарного учета;
• количество экземпляров: поступивших, выбывших, состоящих на учете.

Все сведения об учетных карточках вносятся в регистрационную книгу.

Для приобретения учебной литературы заведующий отделом составляет служебную записку на имя ректора университета. В читальный зал отдела медицинской литературы один раз в месяц поступают периодические издания. При этом ведется регистрационная картотека учета поступивших журналов, включающая заглавие издания, номер (том, выпуск) периодического издания. Такая запись позволяет контролировать поступление и определять, какой последний номер журнала получен.

В отдел медицинской литературы все издания поступают из отдела комплектования. Передача поступающих в отдел книг сопровождается путевкой, которая оформляется сотрудниками отдела комплектования.

Заведующий отделом медицинской литературы сверяет наличие книг, указанных в путевке, с фактическим и, в случае их совпадения, расписывается в получении литературы.

Вся поступившая литература расставляется библиотекарями на полках.

В отделе медицинской литературы для размещения книжного фонда применяется систематически-алфавитная расстановка, т.е. все поступившие книги расставляются в соответствии с тематикой, строго в алфавитном порядке, что положительно сказывается на качестве и оперативности обслуживания читателей.

Особо ценные издания (справочники, энциклопедии) хранятся в отдельном шкафу, ежедневно проверяется их наличие.

Сотрудники отдела аккуратно и бережно обращаются с литературой на всех этапах обработки, хранения и использования. Маркировку документов (штампы, шифры, инвентарные номера) выполняют водостойкими красителями или мягким карандашом. Для наклейки ярлычков и кармашков используют только безвредные клеи, чтобы не повредить бумагу.

Библиотекари проводят небольшой ремонт литературы: вклеивают выпавшие листы, присоединяют оторвавшуюся переплетную крышку. При наличии копировального аппарата сотрудники отдела имеют возможность восстанавливать утраченные страницы из различных изданий.

Один раз в полугодие заведующий отделом проводит проверку сохранности книжного фонда. В случае, если литература пришла в ветхое состояние или утеряна читателями, составляется акт на замену литературы. Акт составляется комиссией, в которую входят заведующий отделом медицинской литературы и заведующий отделом комплектования. Председателем комиссии является директор библиотеки.

Работу со студентами сотрудники отдела осуществляют по следующим направлениям:

• работа со студентами по абонементу;
• работа со студентами в читальном зале.

Ежегодно в начале сентября из дирекции Медицинского института в отдел медицинской литературы передаются списки студентов, поступивших на первый курс, а также фотографии размером 3×4.

На основании списков на каждого студента оформляются документы:

• читательский формуляр;
• регистрационная карточка;
• читательский билет.

Читательский формуляр оформляется библиотекарем отдела в соответствии с ГОСТ Р 7.35-81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы». В нем фиксируются следующие данные:

• номер читательского билета;
• фамилия, имя, отчество и группа читателя; домашний адрес;
• дата записи;
• подпись читателя, которой он подтверждает обязательство выполнения правил пользования библиотекой.

Для оперативного поиска нужного студента оформляется регистрационная карточка.

Единственным документом, дающим право пользования библиотекой, является читательский билет. Читательские билеты подлежат ежегодной перерегистрации. Студенты перерегистрируют читательские билеты в начале учебного года при предъявлении продленных студенческих билетов и отсутствии читательской задолженности.

Студенты, не прошедшие ежегодную перерегистрацию, отделом медицинской литературы не обслуживаются.

Читательский билет действителен только при наличии фотографии размером 3×4, печати библиотеки, отметки о продлении читательского билета.

В случае утери читательского билета, студенты сообщаю! об этом сотрудникам отдела, которые восстанавливают документ.

Присвоенный студенту номер читательского билета не изменяется на протяжении всего периода обучения, уточняются лишь анкетные данные читателя.

При получении читательского билета студенты оплачивают его оформление и расписываются в ведомости.

Сотрудники отдела формируют комплекты учебников для студентов первого курса в соответствии с учебными программами и производят массовую выдачу учебной литературы. Комплект учебной литературы для студентов первого, второго и третьего курсов состоит из 15-20 книг, которые выдаются в начале каждого семестра. Дополнительная литература выдается в течение учебного года.

Студенты старших курсов обслуживаются по циклам. Это означает, что изначально им выдается учебная литература в количестве двух экземпляров, при возврате которых можно получить следующие экземпляры книг.

Для заказа изданий на абонементе читатели предъявляют читательский билет, заполняют читательское требование и передают его сотруднику отдела.

Библиотекарь проверяет правильность заполнения требования и наличие литературы в фонде. Единовременно принимается не более 10 требований от одного пользователя. Нечетко и неправильно заполненные требования к выполнению не принимаются.

При выдаче учебной литературы студентам сотрудники отдела тщательно просматривают ее на предмет обнаружения каких-либо дефектов и делают соответствующие пометки при их обнаружении на выдаваемой или получаемой от читателей литературе.

При получении литературы читатель проверяет по книжному формуляру соответствие записей в нем титульному листу документа (автор, заглавие, инвентарный номер, цена) и расписывается на нем в его получении.

Книжный формуляр является документом, удостоверяющим факт выдачи издания. После выдачи книги студенту сотрудники отдела вкладывают каждый книжный формуляр в его читательский формуляр. При приеме литературы библиотекари сверяют данные титульного листа и книжного формуляра и, при возникновении несоответствия данных, литература у читателя не принимается.

Заведующий отделом медицинской литературы регулярно следит за возвращением в библиотеку литературы, выданной читателям на срок — проверяет читательские формуляры с целью отслеживания студентов-должников.

При выявлении недобросовестных читателей заведующий отделом составляет докладную записку на имя директора медицинского института, в которой указывает фамилии должников.

После сдачи каждой сессии, при уходе в академический отпуск, по окончании периода обучения в Медицинском институте или отчислении студенты возвращают в библиотеку всю взятую ранее учебную литературу.

После того как читатель рассчитался с библиотекой, сотрудники отдела в обходном листе проставляют подпись и печать.

В читальном зале отдела медицинской литературы сформирован фонд книг и фонд периодических изданий. Для быстрого поиска необходимой литературы создан справочно-поисковый аппарат, представленный в виде алфавитного и систематического каталогов. Студенты пользуются всеми видами изданий читального зала без права выноса.

При заказе литературы в читальном зале пользователи предъявляют читательский билет, заполняют читательское требование. При получении изданий расписываются на книжном формуляре.

Таким образом, работа сотрудников отдела медицинской литературы сопровождается оформлением большого количества документов. Поэтому для обеспечения высокой производительности работы отдела, большую роль играет их правильное и грамотное оформление.

Надеева Н.Н., Катышева М.А., Жиганова В.С.

[1] Многоэкземплярными считаются документы, поступающие в количестве более 10 экземпляров.