В современном мире документ стал неотъемлемой частью жизни как отдельного человека, так и общества в целом.

Документ является центральным, фундаментальным определением в понятийной системе документационного обеспечения управления. Можно сказать, что документ берет свое начало с момента появление письменности. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого- нибудь вида документа. Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 (в настоящее время утратил силу) был первым законом, в котором давалось определение документу: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Такое же определение дается и в действующем ГОСТе Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В последнее время наряду с привычными бумажными документами, стали появляться и применяться электронные документы, а также и электронные сообщения, следовательно, появились и нормативные документы, регламентирующие порядок работы с данными документами и сообщениями. Рассмотрим эти нормативные акты в порядке их появления (издания):

1. ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения». Этот стандарт установил основные виды электронных изданий, а также состав и место расположения выходных сведений в электронных изданиях. Он предназначен для производителей электронных изданий. В стандарте дано определение электронному документу.
2. Р 50.1.031-2001 «Рекомендации по стандартизации. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Часть 1. Стадии жизненного цикла продукции». Эти рекомендации по стандартизации установили термины и определения понятий в области информационных технологий поддержки жизненного цикла продукции. Стандарт дает определение электронному документу.
3. Федеральный закон от 10.01.2002 Ml-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Он определил правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
4. ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения». Он утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.12.2004 № 135-ст.
5. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 Ш149-ФЗ был первым федеральным нормативным актом, в котором дано определение понятиям электронный документ и электронное сообщение. Закон содержит положения, направленные на регулирование отношений, связанных с электронными сообщениями. «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами».
6. Распоряжение Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации (ПФР) «О внедрении защищенного электронного документооборота в целях реализации законодательства Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании» от 11.10.2007 № 190р являлся одним из первых документов, в котором подробно рассматривался электронный документооборот, даны термины и определения основных понятий, прописаны компоненты, участники системы электронного документооборота (СЭД) ПРФ, принципы работы СЭД ПФР, порядок разбора конфликтных ситуаций, порядок осуществления обмена электронными документами, ответственность сторон, порядок смены ключей шифрования и ЭЦП.

В Распоряжении дано такое же определение ЭЦП, как и в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 года№149-ФЗ.

7. Приказ Федеральной налоговой службы (ФНС) «Обутверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» от 02.11.2009 № ММ-7-

6/534@ дал определение термину электронный документ — документ, представленный в электронном виде, в соответствии с требованиями формата для данного вида документа. Также в Приказе указаны требования к хранению электронных документов.

8. Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам «Об утверждении Порядка организации электронного документооборота при представлении электронных документов с электронной цифровой подписью в Федеральную службу по финансовым рынкам» от 25.03.2010 № 10- 21/пз-н определил, что электронный документ считается исходящим от участника информационного обмена, если он подписан электронной цифровой подписью уполномоченного лица данного участника. При направлении электронного документа участником информационного обмена требуется обязательное использование сертифицированных средств ЭЦП.
9. Постановление Правительства РФ «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» от 08.09.2010 №697 определило, что электронные сообщения, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, не подлежат обработке в системе взаимодействия.
10. ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» от 26.10.2010 дало определение термину электронное сообщение. Стандарт устанавливает, что каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами, оформляется как XML-документ. При необходимости к сообщению может быть прикреплен один или несколько дополнительных файлов — документов в электронном виде, также могут быть прикреплены ссылки на местонахождение файлов. Прикрепленные файлы являются неотъемлемой частью сообщения. Обязательным реквизитом любого электронного сообщения является заголовок. Кроме заголовка в сообщении должен присутствовать как минимум еще один реквизит документа. Стандарт содержит описание основных полей (зон), которые должны быть в каждом электронном сообщении, также ГОСТ прописывает порядок ведения обмена электронными сообщениями. В электронном сообщении добавляется такой элемент, как время.
11. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ даёт определение термину электронная подпись.

12. Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденные приказом Росархива от 29.04.2011 Ns 32 определяют состав документов, включаемых в перечни документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов.

Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях. Приведен список документов, которые рекомендуется включать в Перечни электронных документов, определена их структура. Перечни электронных документов ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.

В приложении представлен Рекомендуемый перечень видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности.

13. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» от 02.09.2011 №221 устанавливает требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, прописывает требования, которым должна отвечать СЭД для обеспечения работы с электронными документами, их защиты и безопасности.

Электронные документы, содержащиеся в СЭД федеральных органах исполнительной власти, необходимо наделить следующими свойствами: аутентичность, целостность и состояние электронного документа, при котором после его создания не вносилось никаких изменений.

14. Письмо «Об отдельных вопросах применения электронных документов» от 05.10.2011 Ns ЕД-4-3/16368(a), Федеральная налоговая служба сообщает, что легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности.

Таким образом, из изложенного выше видно, что за последнее десятилетие было создано достаточное количество нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, область применения и использования электронных документов, электронных сообщений. Тем не менее, остаются вопросы, над которыми необходимо работать.

В таблице 1 представлены термины и определения, которые даются в рассмотренных выше нормативных актах.

Из таблицы видны существенные различия в трактовках, это связано с тем, что каждое из определений ограничено областью применения отдельного закона или стандарта и ориентировано на решение одной частной задачи. Изучение нормативной базы необходимо, т.к. именно в нормативно-правовых актах даются термины, определения, теоретические материалы, регламентирующие конкретную отрасль деятельности. Правильное выполнение операций с документами невозможно без знания нормативных актов.

Галашова К.А.