Документационное обеспечение управления

Формирование архивных документов в ведомственных архивах и их использование на примере Комитета опеки и попечительства администрации Сургутского района

Согласно ГОСТу 351141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определение архивное дело — это отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Законодательство Российской Федерации устанавливает, что для временного хранения документов государственной части архивного фонда министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения. Положения об архивах, сдающих свои документы на госхранение, утверждаются по согласованию с соответствующими органами государственной архивной службы.

Ведомственный архив — понятие довольно широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия.

В структуре учреждения может и не быть специального подразделения — архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников [3].

С января 2006 года в связи с ликвидацией комитета труда и социальной защиты населения был создан Комитет опеки и попечительства, являющийся функциональным органом администрации Сургутского района. Комитет опеки и попечительства администрации Сургутского района является функциональным органом администрации Сургутского района.

Комитет возглавляет председатель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в соответствии с законодательством Российской Федерации непосредственно главой Сургутского района либо по представлению первого заместителя главы Сургутского района, курирующего Комитет опеки и попечительства администрации Сургутского района.

В своей деятельности органы опеки и попечительства руководствуются:

  • — Конституцией Российской Федерации;
  • — Конвенцией о правах ребенка;
  • Гражданским кодексом Российской Федерации;
  • Семейным кодексом Российской Федерации;
  • Жилищным кодексом Российской федерации;
  • Федеральными законами Российской Федерации;
  • Законодательными актами Ханты-Мансийского автономного округа-Югры;
  • Нормативно-правовыми актами главы Сургутского района.

Выполняя свои функции, органы опеки и попечительства взаимодействуют на межведомственном уровне с прокуратурой, судом, другими органами государственной власти, многими структурными подразделениями администрации района и учреждениями, независимо от их подчиненности.

В структуру Комитета входят: отдел устройства несовершеннолетних граждан; отдел выявления несовершеннолетних, права и законные интересы которых нарушены; отдел по защите личных и имущественных прав граждан; отдел реализации социальных программ; служба по работе с совершеннолетними гражданами [6].

В Комитете опеки и попечительства деятельность, связанная с работой в архиве возлагается на специалиста первой категории работающего в отделе по защите личных и имущественных прав граждан. Специалист 1 категории имеет свою должностную инструкцию, в которой прописаны права и обязанности, касающиеся деятельности в архиве.

Специалист 1 категории ежегодно готовит номенклатуру дел Комитета опеки и попечительства администрации Сургутского района. Так же готовит дела постоянного срока хранения к передаче в архивный отдел администрации города Сургута. Систематизирует и обеспечивает надлежащее хранение дел, переданных в архив Комитета опеки и попечительства администрации Сургутского района[2].

Архив Комитета опеки и попечительства разделен на две части, которые располагаются в одном здании. Первоначально под архив было выделено небольшое помещение с металлической дверью и решеткой. Пожарная сигнализация отсутствует. Затем выделили еще одно помещение большей площадью и на сегодняшний день в новом помещении установлены пластиковые окна с форточками, для систематического проветривания; на окнах имеются жалюзи; ведутся работы по установке стеллажей, несгораемых шкафов, обшивке дверей несгораемым материалом.

Во второй части архива, хранятся личные дела граждан, как закрытые, так и действующие. Перечень документов личных дел регламентирован Постановлением Правительства Российской Федерации от 18.05.2009 № 423 «Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан» [7].

В первой части архива хранятся все остальные закрытые дела, например: дело № 03-01 «Документы (постановления, заявления, свидетельства о праве на наследство и т.д.) об отчуждении и переоформлении наследственного имущества, жилой площади с участием несовершеннолетних, недееспособных и ограниченно дееспособных граждан» [4].

В Комитете отсутствует положение об архиве, но существует положение о постоянно действующей экспертной комиссии, которая организует и проводит ежегодный учет документов Комитета, подлежащих дальнейшему хранению и уничтожению. Кроме того экспертная комиссия осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Комитета и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел [5]. Отчетность по формированию, хранению и закрытию дел не ведется.

В процессе исследования было проанализировано два дела (дело № 1, дело № 2). Данные дела заведены по причине лишения родителей несовершеннолетних их родительских прав, сравнительные данные приведены в таблице.

Анализ состава документов дел Комитета опеки и попечительстваАнализ состава документов дел Комитета опеки и попечительстваАнализ состава документов дел Комитета опеки и попечительства

Проанализировав данную таблицу можно выделить комплекс документов, находящихся в делах Комитета. Кроме того существуют документы, встречающиеся и в других делах несовершеннолетних граждан пользующихся мерами поддержки Комитета. Это следующие документы: копия свидетельства о рождении; копия страхового медицинского полиса; копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования несовершеннолетнего; ИНН несовершеннолетнего; медицинское заключение несовершеннолетнего; справка с места жительства несовершеннолетнего; карта родственных связей несовершеннолетнего; опись имущества; постановление «О выдаче разрешения на получение денежных вкладов несовершеннолетнего опекаемого»; справка с места жительства опекуна; акт проверки сохранности жилья; информация по выплатам.

На основе анализа формирования архивных документов, условий их хранения и использования в Комитете опеки и попечительства администрации Сургутского района, мы выявили ряд проблем:

  1. Отсутствие документации регламентирующей деятельность архива.
  2. Не соответствие помещений выделенных под архив нужным требованиям хранения документов (на сегодняшний день).
  3. В архиве не ведется отчетность о проделанной работе за какой-либо период.

На наш взгляд для решения выявленных проблем целесообразно:

  • разработать положение об архиве Комитета опеки и попечительства администрации Сургутского района;
  • осуществить мероприятия по оптимизации условий труда, в помещениях, выделенных под архив;
  • предусмотреть отчетность о деятельности архива.

Егошина К.К.

Список использованной литературы:

  1. ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  2. Должностная инструкция (специалиста 1 категории отдела по защите личных и имущественных прав граждан).
  3. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
  4. Номенклатура дел на 2011 год Комитета опеки и попечительства Администрации Сургутского района.
  5. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (утверждено заместителем председателя комитета опеки и попечительства администрации Сургутского района от 01.02.2011).
  6. Положение об управлении опеки и попечительства администрации Сургутского района (Приложение к распоряжению администрации Сургутского района от « 10 » марта 2010 года № 53р).
  7. Постановлением Правительства Российской Федерации от 18.05.2009 № 423 «Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан».