В настоящее время широкая информатизация образования и внедрение новейших коммуникационных технологий – одно из приоритетных направлений в реформировании системы образования. Благодаря реализации федеральной программы «Развитие единой образовательной информационной среды школы (2001–2005 годы)» за ограниченный промежуток времени система образования достигла существенных успехов в области информатизации, а именно:
- появилась компьютерная техника;
- школы, где это технически возможно, подключились к Интернету;
- проектируются локальные сети внутри школ, что позволяет выстраивать сетевой тип взаимоотношений между педагогами, детьми, родителями, администрацией, с коллегами из других образовательных учреждений;
- разрабатываются автоматизированные рабочие места различных специалистов: педагога, завуча, директора, благодаря наличию которых стала возможна автоматизация их деятельности, экономия времени на делопроизводстве и т.д.
В настоящее время на подготовку документов в образовательных учреждениях и передачу их в вышестоящие инстанции затрачивается большое количество рабочего времени, так как в большинстве своем используются такие программные средства, как пакет прикладных программ Microsoft Office.
Актуальность данной проблемы обусловлена тем, что значительно увеличен документооборот как непосредственно в общеобразовательных учреждениях, так и между школами и вышестоящими организациями. Документооборот составляет в целом по средней школе около 2-х тысяч документов каждую учебную четверть. В связи с указанным обстоятельством возникла потребность в создании и внедрении в повседневную деятельность школ новых программно-технических средств, позволяющих повысить оперативность и качество подготовки документов.
Целью работы является создание программного комплекса для автоматизации документооборота в муниципальном образовательном учреждении «Средняя общеобразовательная школа № 10 с углубленным изучением математики» города Ангарска. Задача проекта была поставлена следующим образом: спроектировать и создать базу данных для учета и хранения информации связанной с учебным процессом, разработать программное обеспечение для работы с базой данных, разработать пакет отчетных документов.
В качестве инструментальных средств были выбраны:
- СУБД MS SQL Server 2000 – для создания базы данных;
- Язык объектно-ориентированного программирования Borland Delphi 7 – для создания приложения работающего с базой данных.
- Табличный процессор MS EXCEL 2003 – для разработки шаблонов отчетов.
В качестве инструмента доступа к данным была выбрана технология ADO (Microsoft ActiveX Data Object). Выбор обусловлен тем, что этот интерфейс обеспечивает более высокую производительность и имеет широкие возможности. Технология ADO предоставляет средства для доступа программы к базе данных.
В процессе разработки было определено название проекта – «Комплексная информационная система «SCHOOL@». В ходе решения поставленной задачи была спроектирована и создана база данных «SCHOOL» состоящая из 17 таблиц, позволяющая хранить данные об учениках и их успеваемости. Хранение данных по успеваемости организовано таким образом, что можно собрать сведения по ученику, по предмету или по учителю.
Спроектированы хранимые процедуры (STORED PROCEDURE), которые представляют собой подпрограммы, принимающие и возвращающие параметры, и способные выполнять запросы к базе данных, условные ветвления и циклическую обработку. В них программируются часто повторяемые последовательности запросов к базе данных. Текст процедуры хранится на сервере в откомпилированном виде, что увеличивает скорость обработки транзакций.
Другой компонент комплексной информационной системы — программное приложение «SCHOOL@», обеспечивающее работу с базой данных. Приложение имеет 24 экранные формы, содержит 25 программных модулей, исполняемый EXE-файл и около 15 шаблонов отчетов.
Генерация отчетов является неотъемлемой частью базы данных. Данный программный комплекс формирует отчетную документацию в формате Excel, так как это очень удобный инструмент для создания текстовых документов любой сложности. Пользовательские шаблоны могут содержать постоянную информацию, например шапки таблиц, расчетные формулы и т.п., поэтому в лист отчета вставляются только данные, полученные в результате запроса.
Итогом проделанной работы стала комплексная информационная система «SCHOOL@», которая включает в себя базу данных для хранения информации и приложение, в котором реализованы следующие функции:
- ввод и редактирование информации об учениках, учителях, о текущих и итоговых оценках;
- поиск информации по базе данных;
- фильтрация записей полученных из базы данных;
- формирование отчетной документации в формате Excel.
В целом, разработанная система может применяться в организациях осуществляющих образовательную деятельность, для автоматизации документооборота связанного с учебным процессом. В дальнейшем планируется продолжить работу над проектом и расширить базовые возможности системы.
Т.В. Мелкоступова, Н.С. Попова