Опыт прохождения студенческих практик по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» в организациях города Иркутска показал, что основной проблемой,самой насущной и острой потребностью является содержание ведомственного архива. Выяснялось, что, как правило, функции по формированию, содержанию и ведению архивавозлагают- ся дополнительно на другого работника, у которого не всегда достаточно времени, а порой недостаточно знаний, умений и навыков для выполнения функции содержания архива и подготовки документов для архивного хранения. Руководство объясняло это тем, что предприятию не выгодно содержать дополнительную штатную единицу, и куда проще возложить эти обязанности на того, кому уже выплачивается заработная плата.В результате наблюдения за подобной ситуацией, неоднократно повторяемой, возникла интересная коммерческая мысль: на этом рынке есть спрос, а предложения отсутствуют. А что, если создать некую аутсорсинговую фирму — «Архивную службу», которая бы предлагала подобные услуги по подготовке документов для сдачи в архив и решала другие вопросы архивной деятельности предприятия? И насколько это перспективно и выгодно? Будут ли в нее обращаться, и какую сумму организации готовы выплатить? А может, на этом рынке есть конкуренты, но мы о них не знаем? И законно ли все это? Возникает много вопросов, на которые возможно корректно ответить, только проведя исследование.
Ознакомившись с областными нормативными актамив данной сфере, выяснилось, что существует исполнительный орган государственной власти Иркутской области — Архивное агентство, которое осуществляет функции по оказанию государственных услуг в сфере архивного дела.Но задачей агентства является обеспечение соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов областных государственных архивов, музеев и библиотек, органов государственной власти, государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений Иркутской области.
Т.е. в сферу их компетенции входят государственные учреждения, а коммерческие предприятия самостоятельно должны обеспечить соответствие всем нормативным требованиям. Об этом также говорится в Федеральном законе[1].
При изучении законодательной базы также выяснилось, что степень ответственности за отступление от общих правил очень мала [2]. Руководителям гораздо выгоднее выплатить штраф, нежели соблюдать установленные нормы. Поэтому следует рассчитывать только на личную мотивацию и желание правильно организовать работу архива, о чем, к сожалению, наши предприниматели думают в последнюю очередь.
Насколько в этом заинтересованы предприятия, можно выяснить, лишь проведя маркетинговое исследование.
Для опроса нами была создана анкета, где предлагалось ответить на вопросы о заинтересованности предприятий о возможности использования следующих услуг:
- создание ведомственного архива;
- помощь при формировании, подготовки и сдачи дел в архив предприятия;
- создание нормативно-методической базы, составление описей, проведение консультации;
- упорядочение и систематизация документации;
- уничтожение документов при окончании сроков хранения (выявление, составление актов об уничтожении);
- подготовка документов по личному составу для передачи их в государственный или муниципальный архив;
- участие в экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов и установлении их сроков хранения;
- проведение консультаций об условиях правильного хранения документов; сканирование, распознавание и оцифровка документов;
- создание электронного архива.
Сумма предполагаемой оплаты варьировалась от 10 до 40 тысяч рублей и выше. Также в анкете было указано, что цена напрямую зависит от объема документации. Отбор респондентов производился методом случайной выборки. Но, к сожалению, первый опрос показал неутешительные результаты. Только 3 из 15 опрашиваемых компаний нуждались в подобных услугах и готовы были их оплатить, причем сумма оплаты не превышала 10 тысяч рублей. Остальные ответили, что не нуждаются в подобных услугах, объясняя это тем, что у них нет подобных проблем, а при их возникновении в состоянии справиться своими силами. Возможно, сыграло свою роль новаторство идеи и плохая информированность руководителей в этом аспекте, т.к. ранее они даже не задумывались над этим вопросом, и к ним никто не обращался с таким предложением. Думается, что и консалтинговые фирмы, когда впервые появились на рынке, тоже столкнулись с подобной ситуацией, т.к. все неизвестное воспринимается не сразу. Тогда возникла идея расширить сферу деятельности и дополнительно предложить такие услуги как: создание бланков документов, должностных инструкций, положений, номенклатуры дел, и выявить потенциальную группу потребителей, а может быть, и найти конкурентов.
После изучения интернет-источников и результатов опроса выяснилось, что в городе Иркутске есть компания, предлагающая услуги в данной области, — это «ОСГРекордзМенджмент». Данная фирма работает не только в России, но и в странах СНГ и ЕС с такими крупными организациями, как Газпром, Сбербанк, ОАО РЖД. Конкурировать с этой крупной фирмой сложно, да и в этом нет необходимости; видимо, сегментом нашего рынка могут стать предприятия среднего звена, а цены должны соответствовать качеству и скорости выполнения предлагаемых услуг. Поэтому наши интересы не должны пересекаться. Существование на рынке организации по предоставлению архивных услуг лишь подтверждает, что над данной проблемой уже задумывались, и не только на местном уровне, а оказание архивных услуг на платной основе востребовано и актуально на сегодняшний день.
По мнению специалистов, в основную группу потребителей предлагаемых нами услуг могут входить ликвидирующиеся предприятия, банки, страховые агентства и расширяющиеся компании. Было решено, что именно их и следует опросить с уже расширившимся списком услуг, при этом необходимо объяснить все положительные моменты и выгоды, которые они получат. Анкетирование проводилось по телефону с компетентным в этих вопросах должностным лицом.
Результаты получились более показательными. 1/3 опрошенных ответили, что воспользовались бы такими услугами, но сомневаются по поводу размера оплаты, т.к. не представляют,какой объем работ и документации может стоить 10 тысяч рублей, а какой, например, 40 тысяч рублей. В этом случае можно определить так называемую «цену договорную, определяемую на месте». Также нами была изучена ценовая политика по предоставлению похожих услуг компаний, действующих в соседних регионах, в том числе для предоставления информации руководителям организаций; была выведена средняя стоимостная таблица. Опытным путем можно предположить, что на начальном этапе за месяц нами будут предоставлены услуги двум организациям. Но эта цифра весьма условна, и все зависит от объема работ. В результате опроса была установлена средняя цена за 1 услугу: 10 000 рублей. При этом большинство предприятий отметили необходимость оказания целого комплекса услуг. Итак, сделав подсчеты (2 (услуги)* 10 000 (стоимость)* 12 (месяцев)), была выведена предполагаемая выручка за год в размере 720 000 рублей.
Данная идея интересна и выгодна тем, что в нее практически не нужно первоначально вкладывать какие-либо средства. С архивом планируется работать на территории организации (бессмысленно везти все документы в офис, следовательно, он и не нужен), поэтому в договор о предоставлении услуг необходимо включить условие о предоставлении временного рабочего места, оснащенного компьютером. При работе с созданием документов необходимы лишь знания, компьютер и минимум расходных материалов. Все это может находиться и дома. Необходимо будет выезжать на место лишь для сбора информации, но и это — территория предприятия. Расходы будут только на средства связи — телефон, интернет (1 500 р.), проезд (288 р.), заработную плату (20 000 р.), налоги (7 800 р.) и расходных материалы (500 р.). Итого: 30 088 рублей в месяц. Таким образом, можно вывести предполагаемую выручку за год (доходы — расходы), она примерно равна: 358 944 р.
На первоначальном этапе, когда будет минимальный объем работ, в штате будет числиться 1 работник, автор идеи. Думается, что это наиболее выгодно, т.к. заказов сразу не может быть много, ведь предложение новое на рынке услуг, потенциальные потребители пока не готовы к предложению. Также необходимо наладить работу, заработать начальный капитал, изучить самостоятельно все нюансы, чтобы знать, чего требовать от сотрудников. А после расширения спектра услуг и клиентской базы можно думать о наборе штата сотрудников. На наш взгляд, есть кандидаты — однокурсники, ребята старших выпусков. И здесь, при подборе персонала, большой плюс в том, что хорошо знаешь личностные качества и уровень знания каждого, с кем пять лет обучался в учебном заведении. Что об юридической форме предлагаемого предприятия? На данный момент обсуждается законопроект о вводе запрета на заключение трудовых договоров для предоставления личного труда работников другим организациям или индивидуальным предпринимателям. В Налоговом Кодексе РФ в этой связи исключаются ссылки на возможность осуществления деятельности по «предоставлению персонала» (аутсорсинга) [3]. Поэтому будет нерационально регистрировать в налоговой службе самостоятельное предприятие, рациональнее работать по гражданско-правовому договору об указании услуг.
Таким образом, можно сделать вывод, что создание «Архивной службы» актуально, возможно и перспективно; существует множество сфер, способов и видов документов, с которыми необходимо работать. Эта служба должна быть гибкой, должна адаптироваться к условиям и спросу рынка, что является наиболее ценными качествами в современном мире.
Михайличенко И.В., Кузнецова М.В., Королева И.Б.
Список используемых источников и литературы:
- Федеральный Закон N125-03 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г.
- Кодекс об административных нарушениях. Статьи 13. 13.25 введены Федеральным законом N 9-ФЗ от 09.02.2009
3 . Закиев Р. Трудный аутсорсинг / Р.Закиев // Российская газета от 26.05.2011