Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.
Актуальность исследования заключается в том, что офисная техника является неотъемлемой частью технического оборудования любого предприятия. Применение средств оргтехники приводит к повышению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.
Цель исследования: рассмотрение средств офисной техники и анализ их использования в министерстве социального развития опеки и попечительства Иркутской области по Ангарскому району.
Для реализации цели необходимо выделить следующие этапы:
1 .Рассмотреть понятие «офисной техники», дать классификацию и ее назначение.
- Рассмотреть средства изготовления, хранения, транспортирования, обработки, и размножения документов.
- Провести сравнительный анализ имеющейся офисной техники в распоряжении министерства социального развития опеки и попечительства Иркутской области по Ангарскому району.
Офисная организационная техника — это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно- технических работ [1].
Разделим средства оргтехники по функциональному признаку:
Средства составления и изготовления текстовых аудио и табличных ло- кументов: диктофонная техника, сканеры.
Средства хранения документов: жестких дисках, накопители на магнитооптических дисках, на оптических дисках с однократной записью и многократным чтением CD-R, накопители на оптических дисках с многократной записью и многократным чтением CD-RW, накопители на оптических компакт-дисках CD-ROM.
Средства транспортирования документов: тросовые конвейеры, пневматическая почта, лифтовые транспортеры, ленточные транспортеры
Средства обработки документов: ламинаторы, адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины, шредеры.
Средства копирования и тиражирования документов: принтер, плоттер, копировальный аппарат, ризограф.
Средства административной-управленческой связи: ручная и механическая перевозка документов, система передачи информации, электрические проводные каналы связи, средства и системы телефонной связи, 1Р-телефония.
В министерстве социального развития опеки и попечительства Иркутской области по Ангарскому району, был проведен анализ офисной техники, 98-ми компьютеров, они имеют следующие характеристики хранения информации: оперативная память, которая составляет 256мб. Память на жестком диске 80гб. Еще одной важной характеристикой памяти является время доступа или быстродействие памяти. Этот параметр определяется временем выполнения операций записи или считывания данных, быстродействие составляет 1,6 ГГц.
Передача информации осуществляется посредством сервера — это высокопроизводительный компьютер с большим объёмом внешней памяти, который обеспечивает обслуживание других компьютеров путем управления распределением дорогостоящих ресурсов совместного пользования (программ, данных и периферийного оборудования). [2]
Сотрудники министерства имеют доступ к таким базам данных как, база данных по управлению и по министерству. База данных является хранилищем данных, которые получают запросы от клиентов на получение нужной им информации, формируют и отправляют клиентам ответы на их запросы.
В целом в работе компьютеров в министерстве социального развития опеки и попечительства не выявлено никаких недочетов, все сотрудники справляются с работой за компьютерами и не нуждаются в дополнительном обучении. Компьютеры оснащены тем программным обеспечением, которое требуются для сотрудника в определённом отделе.
В министерстве используются такие средства изготовления документов как принтер и сканер.
Принтер есть у каждого второго сотрудника, всего в министерстве 40 принтеров. Используются лазерные принтеры фирмы HP LaserJet которые имеет следующие характеристики: тип печати — черно-белая, ресурс в месяц 30000 страниц, скорость печати 20 стр./мин, емкость лотка ручной подачи 100 листов.
Данный тип принтеров (по сравнению с другими типами) был выбран в министерство по следующим качествам: высокое качество печати лазерного принтера, невысокая стоимость отпечатка, устойчивость отпечатка к внешним воздействиям, практически бесшумная работа принтера. Так же положительным качеством является и то, что принтеры просты в использовании. Существуют и отрицательные качества, такие как дорогая заправка (но её хватает надолго). Документы, напечатанные на лазерном принтере не выдерживают трение, поэтому документы выдаваемые надолго, печатают очень жирным и чётким шрифтом.
В министерстве существует такая проблема как износ принтеров. По сведениям работников отдела автоматизации, износ каждого принтера составляет 60-70%. В связи с этим можно предложить методы по уменьшению износа принтеров:
- Использование качественной бумаги, учитывается плотность и покрытие бумаги.
- Сократить использование фирменных бланков.
- Сократить использование печати на листах с двух сторон.
Подведя итог можно сказать, что бы износ принтера был минимальным надо следить за состоянием принтера, вовремя проводить чистку и профилактику, не нагружать больше заявленной произвольности и выбирать качественные расходные материалы.
В министерстве социального развития опеки и попечительства Иркутской области по Ангарскому району используется в работе 3 сканера, фирмы Epson. В министерстве их используют только для сканирования обычных документов.
В министерстве 3 лазерных копировальных аппарата фирмы Xerox, выполняющих функции получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других материалах, так же такие функции как отложенная печать, печать с сохранением задания, сохранение задания с последующей печатью, защищенная печать (для конфиденциальных документов).
Используются 2 факса фирмы Panasonic, выполняющие функции: телефона, хранилища документов для приема (отправки) и хранения полученных факсов, приема или передачи цветных факсов[3].
При проведении анализа мы пришли к выводу о нехватки средств изготовления и копирования документов.
Мы решили предложить приобрести министерству средства МФУ, многофункциональное устройство, оно может сканировать документы, печатать их, отсылать и получать факсы, копировать без помощи компьютера. И составили правила выбора МФУ для офиса.
- Определить, какая из функций офисной машины будет самой важной. Для большинства пользователей — это черно-белая печать. Таким образом, лучшим устройством выступит аппарат, включающий в себя лазерный принтер.
- Определить объем печати многофункционального устройства, то есть его мощность, Перегрузка аппарата приведет к быстрому износу машины и выведет ее из строя.
- Следует обратить внимание на стоимость техники. При этом важно учесть не столько цену самого аппарата, но и затраты на картриджи и детали, которые потребуют периодической замены.
- Определить скорость печати. Современные МФУ обладают скоростью печати от 20 до 30 страниц А4 ч/б в минуту, что является вполне достаточным для офисной работы.
- Совместная работа. Поскольку МФУ, многофункциональным устройством, обычно пользуются несколько человек, поэтому обязательным условием должно быть наличие возможности подключения к сети.
- Обратить внимание есть ли функция двухсторонней печати, данная функция не является важной для МФУ и доплачивать за её присутствие не обязательно.
- Так же следует обратить внимание на ресурс лотков для бумаги, в стандартной комплектации МФУ вмещает 250 листов, однако на некоторые модели можно установить дополнительные лотки, ресурс которых может быть увеличен до 1700 листов.
- Определиться с объемом нужной для работы встроенной памяти, и возможности ее расширения.
- Имеется ли функция защиты входящих сообщений, которые не доступны до ввода пин-кода.
Дмитракович К.А., Северина Л.Л.
Список использованной литературы:
- Алферов А.В. Средства составления и размножения документации / А.В.Алферов. Е.М.Матлин. — М.: Связь, 19
- Куликовский Л.Ф. Основы Информационной техники: Учебник / Л.Ф.Куликовский. В.К.Морозов. -М: Высшая школа, 19
- Милютина И.А. Технические средства компьютерных информационных технологий / И.А.Милютина. — М: АО «Московские учебники и Картометография». 1997.