В любой организации в работе с персоналом создается большой объем однотипных специфичных документов, легко поддающихся формализации. Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий при использовании специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным силами одного специалиста вести документацию по личному составу крупных фирм. Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Однако, создание приказов и других документов в компьютерной форме — это еще не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жестко определенными разработчиком полями карточек и работающая только на одном локальном компьютере.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе базы данных. Автоматизированное рабочее место (АРМ) обеспечивает однократный ввод сведений, которые в последствии многократно используются в различных документах.

Авторы приводят оформление кадровой документации с использованием АРМ на примере деятельности отдела общего обеспечения Федерального государственного учреждения «Земельная кадастровая палата» по Пензенской области (ФГУ «ЗКП» по ПО).

Отдел общего обеспечения состоит из трех секторов: сектор делопроизводства, сектор ведения кадровой работы, сектор материального оснащения Учреждения, которые обеспечивают:

• подготовку проектов приказов по основной деятельности по личному составу, а также ведение журналов регистрации;
• работу с пенсионным фондом, выдачу медицинских полисов;
• воинский учет, ведение карточек на военнообязанных, снятие с учета, работа с военкоматами;
• работу по охране труда и ведение журналов периодических инструктажей;
• ведение личных карточек, личных дел сотрудников;
• ведение трудовых книжек: оформление, внесение новых сведений;
• оформление удостоверений принимаемых работников и ведение журнала учета служебных удостоверений;
• ведение больничных листов;
• отправку, получение корреспонденции, ведение реестров по отправляемой корреспонденции.

При разработке АРМ было проведено исследование с помощью CASE- анализа структуры управления организации, основанного на комплексе современных технологий исследования систем управления. Авторами использовались инструментальные средства программы CASE-Аналитик, в основе которой лежит методология структурного системного анализа Гейна-Сарсона, применимая к широкому классу систем обработки информации.

В среде CASE-Аналитик для системы управления «Отдел общего обеспечения» была разработана информационно — логическая модель анализируемой системы. Эта модель представлена в виде иерархии диаграмм потоков данных. Самая верхняя диаграмма модели является контекстной диаграммой, которая включает в себя несколько подсистем.

В качестве подсистем были обозначены следующие элементы системы — отдел общего обеспечение, начальник отдела общего обеспечения, отдел финансового обеспечения, начальник отдела финансового обеспечения, начальник отдела правового обеспечения, руководители структурных подразделений, структурные подразделения, сотрудник, секретарь, директор.

Для создания целостной модели управления и пояснения функций элементов в программном приложении при формировании элементов в контекстной диаграмме помещались комментарии.

Внутремашинная БД создается и поддерживается с помощью компьютерных СУБД и представляет собой совокупность специальным способом сконструированных и форматированных файлов данных, хранящихся на машинных носителях. Одной из наиболее распространенных для управления БД на уровне предприятия является СУБД MS Access для Windows. Внутремашинная информационная база располагается на жестком диске компьютера, а резервные копии на жестком диске или гибких дисках.

Для разработки внутремашинной базы данных необходимо определить ее структуру. Спроектировать структуру базы данных — значит выделить, какие таблицы входят в базу данных и из каких атрибутов состоит каждая из них, а также выяснить, каким образом таблицы базы данных связаны между собой. Существенную помощь в решении этих вопросов оказывают идеи семантического моделирования. Семантическое моделирование предполагает анализ смысла информации необходимой для хранения в базе данных.

Результатом семантического моделирования является разработка диаграммы «Объект/отношение», которая реализуется с помощью программного приложения MS Access.

После определения структуры базы данных выполняется процесс нормализации. Процесс нормализации осуществляется путем анализа отношений с учетом их первичного ключа и существующих функциональных зависимостей. В рассматриваемых отношениях все значения атрибутов являются атомарными, содержат первичный ключ на основе единственного атрибута и не имеют зависимости между неключевыми атрибутами. Следовательно все рассматриваемые отношения находятся в 1НФ, 2НФ, ЗНФ, то есть принадлежат к нормальной форме Бойса Кодда.

После выявления функциональных зависимостей был спроектирован интерфейс АРМ «Отдел общего обеспечения». В результате сконструированный интерфейс включает в себя следующие объекты: 24 таблицы, 24 формы, 15 отчетов, 18 запросов, 31 макрос. Назначение таблиц, запросов, форм, макросов подробно описано в руководстве пользователя.

АРМ «Отдел общего обеспечения» предназначен для специалистов кадрового дела и позволяет подготавливать документацию по личному составу. При его создании использовался Microsoft Access, входящий в пакет Microsoft Office. Для работы с АРМ требуется наличие на рабочем месте операционной системы Windows ХР и выше, а также непосредственно пакета Microsoft Office. Для получения проектов документов необходимо наличие дополнительных средств оргтехники, а именно лазерного принтера.

Разработанная структура хранения данных и реализованная функциональность позволяют хранить данные о сотруднике, о его перемещениях внутри компании, командировании, поощрениях и предоставления отпуска. Для реализации всей вложенной функциональности сформированы основные отчеты и запросы для работы с существующим массивом данных.

Особое внимание при работе с формами было обращено на всплывающие подсказки около полей. Подсказки содержат рекомендации по вводу текста в поля. Точное соблюдение правил заполнения поможет избежать нежелательных ошибок при вводе данных и заполнении документов.

Все действия пользователя напрямую зависят от цели открытия данного АРМ. Если требуется ввести данные об организации, сотрудниках, то есть сформировать информационный базис для работы и заполнения необходимых
электронных форм документов, то на главной кнопочной форме выбираются пункты «Информация об организации» и «Информация о сотрудниках» (рисунок 1).

При выборе пункта «Информация о сотрудниках» на главной форме отобразится подменю, состоящее из двух подпунктов «Сотрудники» и «Наименование должности». Выбор подпункта «Сотрудники» приведет к открытию формы для ввода данных «Сотрудники».

В нижней части форм располагаются навигационная панель для управления записями и вызова справочного окна.

Если открытие АРМ «Отдел общего обеспечения» производилось для внесения новых данных, касающихся создания проектов документов и оформления процедуры принятия, перевода, увольнения, поощрения, командирования, оформления отпуска сотрудника, то при запуске Главной формы необходимо выбрать пункт «Документы». При выборе данного пункта откроются следующие подпункты: «Штатное расписание», «Документы на отпуск», «Документы на командировку», «Приказы по личному составу». Например, при выборе подпункта «Документы на отпуск» открывается подменю, содержащее следующие пункты: «График отпусков», «Приказ на отпуск».

В правом верхнем углу расположена панель управления записями и навигационные кнопки на печать и просмотр созданного документа.

Работа с АРМ «Отдел общего обеспечения» достаточно проста в освоении за счет дружественного пользовательского интерфейса, которая происходит в диалоговом режиме. Однако вначале рекомендуется внимательно изучить руководство пользователя, усвоив рекомендации по заполнению представленных полей. При возникновении сообщений об ошибках АРМ, нужно вникать в их содержание и принимать попытки их грамотного исправления.

В результате внедрения АРМ все подразделения предприятия смогут взаимодействовать в рамках единого информационного пространства и скорость прохождения документов внутри организации увеличится. Кроме того, будут действовать единые стандарты работы с документами и контроля над их исполнением, тем самым повысится безопасность доступа к документам, растёт
производительность труда сотрудников и увеличивается доля интеллектуального труда.

Внедрение разработанного АРМ было обосновано технике — экономическими расчетами, которые показали, что при рассмотренных условиях внедрение АРМ в отделе общего обеспечения учреждения может привести к снижению финансовых затрат на обработку документов за счет сокращения количества исполнителей. Также в результате внедрения количество обработанных документов увеличится в несколько раз.

Юнева А.О., Кирюхин Ю.Г., Катышева М.А.