Документационное обеспечение управления

Опыт организации работы секретаря руководителя в МУП «Гортеплосеть» г. Кузнецка

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Поэтому совершенствование организации работы с документами секретаря руководителя является одной из актуальнейших задач современного делопроизводства.

В муниципальном унитарном предприятии «Гортеплосеть» г. Кузнецка делопроизводством занимается секретарь. Предприятие является коммерческой организацией, находится в ведомственном подчинении администрации города Кузнецка Пензенской области. Данная организация является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банке, круглую печать со своим наименованием, штамп, бланки, фирменное наименование. Полное наименование предприятия — муниципальное унитарное предприятие «Гор- геплосеть» города Кузнецка Пензенской области, сокращенное наименование предприятия — МУП «Гортеплосеть» г. Кузнецка.

С декабря 2005 года наряду с производством тепловой энергии с использованием паровых и водогрейных котлов, эксплуатацией объектов котлонадзора и газового хозяйства, предприятие вправе осуществлять функции управления многоквартирными домами в качестве «управляющей организации», оказывать услуги и выполнять работы по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирных домах, предоставлять коммунальные услуги собственникам и пользователям помещений в таких домах.

Секретарь в МУП «Гортеплосеть» занимается обработкой и рассылкой корреспонденции, подготовкой приказов, размножением документов, приемом посетителей, выполняет различные указания директора предприятия, работает с организационно-распорядительной документацией, занимается подготовкой совещаний, осуществляет ознакомление работников предприятия с нормативными и методическими документами по делопроизводству, обеспечивает формирование документов в дела.

В целях совершенствования структуры управления был проанализирован документооборот организации. Документооборот в МУП «Гортеплосеть» г. Кузнецка состоит из следующих потоков:

  • поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений), представленных постановлениями, решениями, приказами, указаниями, запросами, справками, письмами, актами и обращениями граждан;
  • отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);
  • внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде приказов, протоколов, докладных записок и т.д.).

Сводки данных об объеме документооборота, составляемых секретарем директора, помогают определить закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Объем документооборота рассчитывался для обоснования эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства, а также для определения загруженности секретаря директора предприятия. Кроме того, о загруженности секретаря директора свидетельствует фотография рабочего дня секретаря, которая показывает, сколько времени тратит секретарь на выполнение тех или иных обязанностей.

Объем документооборота был подсчитан на основе данных учета документов в приемной директора МУП «Гортеплосеть». Количественное соотношение входящих, исходящих, внутренних документов за 2011 год представлено на рисунке 1.

объём документооборота

Организация работы с документами определяется: оперативностью перемещения документов внутри организации, качеством и своевременностью исполнения документов, эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. В МУП «Гортеплосеть» смешанная форма организации работы с документами. Основную работу с документами ведет секретарь директора.

Документы на предприятие поступают с помощью обычной почты, электронной почты, факса. Общее количество документов поступивших в организацию за 2011год равно примерно 1780, из них поступило почтой — 754, пришли по факсу — 546, с помощью электронной почты -480.

Входящий документопоток на предприятии образуют следующие документы: письма (обращения граждан), приказы, распоряжения, телефонограммы. Их количественное соотношение: письма — 536, приказы — 348, телефонограммы — 250.

Обращения граждан рассматриваются в течение двух недель со дня их регистрации. Обращение гражданина считается рассмотренным, если автору дан устный или письменный ответ на все поставленные в нем вопросы. Дела по письменным обращениям хранятся в течение пяти лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

Зарегистрированные обращения в зависимости от содержания в тот же день докладываются директору предприятия, который определяет исполнителя, порядок и сроки разрешения.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем директора.

Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурных подразделений и юридической службой. Согласованный проект документа представляют директору предприятия или структурного подразделения для подписания вместе с материалами, на основании которых проект готовился.

Секретарь проверяет правильность оформление документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

После подписания директором МУП «Гортеплосеть», исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Документы, отправляемые в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление. Перед упаковкой секретарь проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителю на доработку. Исходящие документы в МУП «Гортеплосеть» обрабатываются и отправляются в день регистрации. Подписанные документы секретарь регистрирует в журнале регистрации отправляемой корреспонденции.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Внутренний документопоток в учреждении образуют следующие документы: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, распоряжения, служебные записки, протоколы, акты.

Проведенный анализ показал, что в организации отсутствует журнал регистрации внутренних документов. Этот журнал облегчает учет данных видов документов, поэтому было принято решение о введении данного журнала. Была предложена форма со следующими графами (таблица 1).

Все виды исходящих и внутренних документов создаются на бланке предприятия. В МУП «Гортеплосеть» бланки воспроизводятся и изготавливаются с помощью компьютера. В памяти компьютера хранится шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. На предприятии используют три вида бланков: общий бланк, бланк писем и бланк приказа.

Форма журнала регистрации внутренних документов

Анализ создаваемых документов на предприятии МУП «Гортеплосеть» показал, что их оформление не соответствует требованиям современных стандартов по делопроизводству. В частности, типичной ошибкой в оформлении документов является отсутствие полного наименования организации.

Таким образом, в ходе анализа распорядительных и информационно — справочных документов были выявлены ошибки в оформлении некоторых реквизитов. Также анализ показал, что объем документов, обрабатываемых секретарем директора, значительный, следовательно, в целях усовершенствования организации работы с документами необходима инструкция по делопроизводству. Однако данный документ на предприятии отсутствует. Во избежание указанных ошибок было принято решение о разработке инструкции по делопроизводству, в которой прописано оформление реквизитов в процессе подготовки документов и организация работы с документами. Инструкция по делопроизводству была разработана в соответствии с рекомендациями ВНИИДАД «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации».

Формы бланков письма, общего бланка и бланка приказа МУП «Гортеплосеть» г. Кузнецка из разработанной инструкции по делопроизводству приведены на рисунке 2.

формы бланков

Таким образом, для более рациональной организации работы с документами, образующихся в деятельности секретаря МУП «Гортеплосеть», а также соблюдения правил приема и процессов создания документов, необходимо использовать инструкцию по делопроизводству.

Опыт работы секретаря в данной организации показал, что для совершенствования работы с документами, необходимо определение единого стиля оформления управленческих документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству и ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Ведение журналов регистрации входящих, исходящих, внутренних документов позволяет оперативно получить информацию о любом документе и проследить все этапы жизненного цикла документов в организации.

Шокорова Н.Н., Козырева Н.С.