Архивное дело — это отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов [1].
Деятельность государственных архивов осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а для временного хранения документов государственной части архивного фонда министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения. Положения об архивах, сдающих свои документы на государственное хранение, утверждаются по согласованию с соответствующими органами государственной архивной службы.
Ведомственный архив —- понятие довольно широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия.
Согласно основным правилам работы архивов организаций в структуре учреждения может и не быть специального подразделения -— архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно должен существовать. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников [2]. По сути, ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом, поэтому целью нашего исследования стало выявление проблем в организации работы ведомственных архивов на территории города Сургута и Сургутского района.
Объектами исследования явились ведомственные архивы социальных служб, расположенных на территории города Сургута, таких как: Государственное учреждение — Управление Пенсионного фонда РФ в городе Сургуте; Управление социальной защиты населения по городу Сургуту и Сургутскому району Департамента социального развития Ханты — Мансийского автономного округа — Югры; Комитет опеки и попечительства, являющийся функциональным органом администрации Сургутского района.
Государственное учреждение — Управление Пенсионного фонда РФ в городе Сургуте образовано 01.01.2002 путем слияния двух служб: службы уполномоченных по городу Сургуту и Сургутскому району Отделения пенсионного фонда РФ no ХМАО и отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий
Управления социального обеспечения Администрации города Сургута. Основным направлением деятельности вновь организованной службы стало выполнение на территории города Сургута и Сургутского района государственных функций по обязательному пенсионному страхованию и пенсионному обеспечению.
Основанием для создания новой службы послужил Указ Президента РФ № 1709 от 27.09.2000 «О мерах по совершенствованию управления государственным обеспечением в Российской Федерации». В том же 2002 году в Государственном учреждении-Управлении Пенсионного фонда РФ в городе Сургуте Ханты-Мансийского автономного округа-Югры было выделено помещение под архив.
Государственное учреждение — Управление Пенсионного фонда РФ в городе Сургуте Ханты-Мансийского автономного округа-Югры в своей деятельности руководствуется положением о государственном учреждении — Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Сургуте Ханты-Мансийского автономного округа-Югры. Документы,
регламентирующие деятельность архива в данном учреждении отсутствуют, так как официально архива не существует [3].
Проанализировав формирование архивных документов, условия их хранения и использования в Управлении Пенсионного фонда РФ в городе Сургуте Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, мы выявили следующие проблемы:
а) отсутствие документации регламентирующей деятельность архива;
б) в архиве работают специалисты, не имеющие профильного образования;
в) у каждого работника архива есть должностная инструкция, в которой
не прописаны права и обязанности, касающиеся деятельности в архиве;
г) в архиве не ведется отчетность о проделанной работе за какой-то период.
Управление социальной защиты населения по городу Сургуту и Сургутскому району Департамента социального развития Ханты — Мансийского автономного округа — Югры, создано во исполнение Постановления Губернатора Ханты — Мансийского автономного округа — Югры от 19.07.2010 г. № 129 для осуществления функций по реализации единой государственной политики и нормативному правовому регулированию, оказанию государственных услуг в сфере социального развития, включая социальную защиту населения (государственную социальную помощь, социальное обслуживание населения, социальную поддержку отдельных категорий граждан, реабилитацию и социальную интеграцию инвалидов) на территории муниципальных образований город Сургут и Сургутский район [4].
В своей деятельности Управление социальной защиты населения по городу Сургуту и Сургутскому району Департамента социального развития Ханты — Мансийского автономного округа — Югры руководствуется положением об Управлении социальной защиты населения по городу Сургуту и Сургутскому району Департамента социального развития Ханты — Мансийского автономного округа — Югры [5].
В структуру управления входят 6 отделов, одним из которых является организационный отдел и архив входит в подчинение данного отдела. К документам, регламентирующим деятельность архива, относятся:
- Положение об архиве Управления социальной защиты населения по городу Сургуту и Сургутскому району, структурного подразделения Департамента социального развития Ханты-Мансийского автономного округа — Югры;
- Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Управления социальной защиты населения по городу Сургуту и Сургутскому району, структурного подразделения Департамента социального развития Ханты- Мансийского автономного округа — Югры [6].
В архиве Управления социальной защиты населения работает старший инспектор организационного отдела Управления социальной защиты населения по городу Сургуту и Сургутскому району, в должностной инструкции, которого прописаны права и обязанности, касающиеся деятельности в архиве. Должность старшего инспектора организационного отдела не отнесена к должностям гражданской службы.
На должность старшего инспектора назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу’ работы. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом начальника Управления по предоставлению начальника организационного отдела [7].
Архив Управления социальной защиты населения разделен на две части, которые располагаются в разных зданиях.
Анализ формирования архивных документов, условий их хранения и использования в Управлении Управления социальной защиты населения по городу Сургуту и Сургутскому району Департамента социального развития Ханты — Мансийского автономного округа — Югры, позволил выявить такие проблемы:
а) в архиве не рационально распределены стеллажи с делами на количество сотрудников работающих с данными делами;
б) в архиве Управления социальной защиты населения происходит дублирование дел, в связи с тем, что один и тот же гражданин пользуется различными мерами социальной поддержки;
в) архив разделен на две части и это приводит к несогласованности действий между сотрудниками;
г) в архиве не ведется отчетность о проделанной работе за какой-либо период.
В связи с ликвидацией комитета труда и социальной защиты населения в январе 2006 года был создан комитет опеки и попечительства, являющийся функциональным органом администрации Сургутского района [8].
Деятельность органов опеки и попечительства регламентируется:
- Конституцией Российской Федерации;
- Конвенцией о правах ребенка;
- Гражданским кодексом Российской Федерации;
- Семейным кодексом Российской Федерации;
- Жилищным кодексом Российской федерации;
- Федеральными законами Российской Федерации;
- Законодательными актами Ханты-Мансийского автономного
округа-Югры и нормативно-правовыми актами главы Сургутского района.
Проанализировав формирование архивных документов, условия их хранения и использования в Комитете опеки и попечительства администрации Сургутского района, мы выявили следующие проблемы:
а) отсутствие помещения для организации деятельности архива;
б) отсутствие документации регламентирующей деятельность архива;
в) в должностных инструкциях специалистов не регламентирована деятельность в архиве;
г) в архиве не ведется отчетность о проделанной работе за какой-либо период.
Следовательно, на основании анализа работы ведомственных архивов ряда социальных служб, можно выделить общие проблемы такие как:
- отсутствие помещений для организации деятельности архива;
- отсутствие документации регламентирующей деятельность архива;
- отсутствие профильного образования у специалистов архива;
- отсутствие в должностных инструкциях регламентации деятельности в архиве;
- не предусмотрено отчетности по периодам»;
- дублирование дел граждан, в случае наличия различных мер социальной поддержки;
- не согласованность действий между сотрудниками.
Для решения выявленных проблем на наш взгляд целесообразно:
а) разработать положения для ведомственных архивов;
б) проводить повышение квалификации работникам архивов;
в) разработать должностные инструкции с указанием прав и обязанностей, касающихся деятельности в архивах;
г) контролировать работу архивов, предусмотрев необходимую отчетность.
Предложенные рекомендации могут выступать как первые шаги по оптимизации деятельности ведомственных архивов социальных служб, так как обозначенные проблемы свойственны ведомственным архивам социальных служб не только исследованной территории, но также характерны и для других регионов России. Нам представляется, что данные проблемы необходимо решать на Федеральном уровне.
Арасланова В.А.
Список использованных источников и литературы:
- ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
- Положение о государственном учреждении — Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в гогоде Сургуте Ханты-Мансийского автономного округа-Югры.
- Приказ от 27 августа 2010 г. № 419-р «Об утверждении Положений о структурных подразделениях Департамента социального развития Ханты-Мансийского автономного округа-Югры».
- Положение об Управлении социальной защиты населения по городу Сургуту и Сургутскому району Департамента социального развития Ханты-Мансийского автономного округа-Югры.
- Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Управления социальной защиты населения по городу Сургуту и Сургутскому району, структурного подразделения Департамента социального развития Ханты-Мансийского автономного округа Югры (приложение № 4 к приказу Управления социальной защиты населения по городу Сургуту и Сургутскому району).
- Должностная инструкция старшего инспектора организационного отдела Управления социальной защиты населения по городу Сургуту и Сургутскому району.
- Положение о Комитете опеки и попечительства администрации Сургутского района.