СХП «Старт-Энерго» является филиалом ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» им. М.В.Проценко» г. Заречного, Пензенской области. Подразделение было создано в 2010 году на основании приказа генерального директора государственного унитарного предприятия федерального научно-производственного центра (ФНПЦ) «Производственное объединение «Старт» имени М.В. Проценко».
СХП «Старт-Энерго» является обособленным подразделением, в соответствии с законодательством Российской Федерации его учредителем является ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» имени М.В. Проценко». СХП «Старт-Энерго» было создано с целью осуществления: теплоснабжения завода и города; горячего водоснабжения завода и города; водоснабжения завода и города; водоотведения завода и города; услуг по передачи электроэнергии.
Порядок организации работы СХП «Старт-Энерго» определяется «Положением об СХП «Старт-Энерго»», которое утверждается приказом генерального директора ФГУП ФНПЦ ПО «Старт» им. М.В.Проценко» (Рисунок 1). СХП «Старт-Энерго» не является юридическим лицом, оно осуществляет свою деятельность от имени учредителя и исполняет обязанности учредителя по уплате налогов, приобретает имущественные и личные неимущественные права.
СХП «Старт-Энерго» возглавляет директор, назначенный генеральным директором ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» имени М.В. Проценко», его права и обязанности регламентируются заключением трудового договора. Директор в своем непосредственном подчинении имеет заместителя директора, юрисконсульта, секретаря, главного конструктора, главного механика, главного инженера, главного технолога, главного электрика, главного бухгалтера. В свою очередь заместитель директора в своем подчинении имеет заведующего складом, начальника планово-экономического отдела, начальника отдела снабжения. В штатном расписании управления отсутствует специальная должность или отдел, занимающийся вопросами делопроизводства, поэтому все вопросы документационного обслуживания управления (ДОУ) возложены на секретаря.
Секретарь осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя, принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в структурные подразделения или конкретным исполнителем, отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных перег оворов руководителя, составляет письма, запросы, другие документы., выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников., формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность, сдает в архив.
Деятельность секретаря СХП «Старт-Энерго» регламентируется с локальными нормативными документами, к которым относятся:
- Положение об СХП «Старт-Энерго» (рисунок 2);
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Должностная инструкция секретаря.
Положение принято приказом генерального директора ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» им. М.В.Проценко» от 21.04.2010 № 249. В нем определяется порядок организации, основные направления деятельности, структура, функции и задачи подразделения.
Правила внутреннего трудового распорядка (утверждены приказом директора от 04.05.2010 № 01) закрепляют порядок организации работы, который обязателен для всех сотрудников, в том числе, и для секретаря.
Должностная инструкция секретаря утверждена приказом директора от 15.05.2010 № 24. В данном документе определены требования к образованию, квалификации, порядок приёма на работу, основные обязанности, права и ответственность секретаря.
Как и в любой организации, в СХП «Старт-Энерго» можно выделить три потока документов: входящие документы; внутренние документы; исходящие документы. За последнее время в СХП «Старт-Энерго» прослеживается тенденция увеличения документооборота, основанием этого является расширение базы клиентов и как следствие этого увеличение количества заказов организации (таблица 1).
Количество документов за 2009-2011 годы
Объём документооборота СХП «Старт-Энерго» за 2009-2011 годы представлен на рисунке 2.
Рабочий день секретаря начинается с приёма и обработки входящих документов. В СХП «Старт-Энерго» доставка осуществляется средствами почтовой связи и по электронной почте или факсу. Доставляется корреспонденция в виде простых писем, писем с уведомлением, бандеролей и пакетов, а также печатных изданий.
После поступления документа секретарь проверяется правильность доставки: проверяет целостность упаковки, вскрывает конверт и проверяет сохранность вложений. Далее, если в письме есть обратный адрес, конверт уничтожается. Секретарь не вскрывает конверты с пометкой «лично», «конфиденциально», он передает их «в руки» адресату. Секретарь предварительно рассматривает документы с целью выделения из них нерегистрируемых. После этого секретарь регистрирует остальные документы в регистрационно-журнальные формы. Зарегистрированный документ после этого передается на рассмотрение руководству. Рассмотрение документа руководителем заканчивается нанесением резолюции, которая задает дальнейшее движение документа. Далее секретарь передает документы на исполнение. После выполнения поручения исполнитель возвращает документ секретарю, который подшивает документ в дело.
Началом подготовки исходящего документа является создание проекта документа секретарем. К исходящим документам в СХП «Страт-Энерго» относят: справки, письма. На рисунке 3 представлена гистограмма, на которой приводится объём исходящей корреспонденции.
Как видно из гистограммы наибольший объем исходящей корреспонденции составляют письма. Документы, которые не требует согласования главного бухгалтера, передаются сразу на подпись директору. Все исходящие документы подлежат регистрации. В СХП «Старт-Энерго» ведется журнальная форма регистрации, поскольку секретарю важен учет документов. После того, как секретарь зарегистрировал документ, он определяет необходимость тиражирования документа и при необходимости готовит список рассылки. Исходящие документы из СХП «Старт-Энерго» отправляются по почте, электронной почте, а также с помощью факсимильной связи. После того как документ отправлен, либо почтой, либо через электронную почту, секретарь списывает второй экземпляр отправляемого документа в дело.
Началом подготовки внутреннего документа является создание проекта документа секретарем. К внутренним документам в СХП «Страт-Энерго» относят: распоряжения, приказы, протоколы, служебные записки. Документы, которые не требует согласования главного бухгалтера, передаются сразу на подпись директору. На рисунке 4 представлена гистограмма, на которой приводится объем внутренних документов.
Как видно из гистограммы наибольший объем во внутренних документах составляют приказы. Секретарь вносит информацию о внутреннем документе в соответствующий журнал регистрации и тиражирует документ. В дальнейшем после исполнения секретарь подшивает документы в дело.
В течение рабочего дня секретарь выполняет самые различные технологические операции. Самыми многочисленными видами работ, которыми занимается секретарь, являются работы по документному обслуживанию руководителя (таблица 2).
Чтобы грамотно и максимально быстро выполнять работу под рукой секретаря должны быть четко разработаны делопроизводственные инструкции. Они позволят минимизировать ошибки в оформлении документов. Кроме того, он должен пользоваться общепринятыми рекомендациями по ведению телефонных переговоров и приема посетителей, т.к. на прием посетителей и телефонные разговоры уходит большая часть рабочего времени секретаря. Секретарь — это связующее звено между всеми сотрудниками СХП «Старт- Энерго» и его клиентами. От качества его работы зависит эффективность функционирования предприятия.
Слепова В. А.