Архив — организация или её структурное подразделение, осуществляющее приём и хранение архивных документов с целью использования. Такое определение дает государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [1].

Ведомственное хранение архивных документов — хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами [1]. В зависимости от объема хранящихся документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.

Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются Основные правила работы ведомственных архивов 1986 г. и Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Основные правила определяют главные задачи ведомственного архива, в соответствии с которыми определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения, источника комплектования и профиля архива. В соответствии с основными правилами архив совместно с руководителем организации несет ответственность за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов; за утрату и несанкционированное уничтожение документов; за необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности; за нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством [5].

Управление федеральной миграционной службы по ХМАО-Югре в г. Сургуте (Управление) является федеральным органом исполнительной власти, реализующим государственную политику в сфере миграции и осуществляющим правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, актами Министерства внутренних дел Российской Федерации по вопросам координации и контроля деятельности ФМС России. Управление организует и ведет делопроизводство на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, других нормативно-методических документов [3].

Основными задачами архивного отдела Управления являются:

• управление архивным делом федеральной миграционной службы по ХМАО- Югре в г.Сургуте;
• организация и обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов отдела, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий-источников комплектования отдела;
• развитие и совершенствование архивного дела в Управлении, анализ его состояния;
• координация деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи во внедрении государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

— ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда ХМАО и документов по личному составу, хранящихся в отделе и ведомственных архивах учреждений, организаций, предприятий — источников комплектования отдела, осуществление контроля сохранности и использования названных документов.

Архивный отдел Управления в соответствии с возложенными на него задачами обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов отдела, в том числе:

• обеспечивает постоянное хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов на носителях различных видов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе документов личного происхождения;
• печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;
• учетных документов, архивных справочников, картотек и других материалов, необходимых в работе отдела;
• обеспечивает временное хранение, комплектование учет и использование документов.

Особенностью документооборота в системе Управления является работа с документами, носящими конфиденциальный характер. В соответствии с Инструкцией от 24.12.2008 № 408 ДСП «Об обращении со служебной информацией ограниченного распространения в системе ФМС России» служебные сведения — это информация, которая образуется в процессе деятельности органов, подразделении и учреждений системы МВД России, ФМС России или передается из других федеральных органов исполнительной власти; не составляет государственной тайны, но её распространение может нанести ущерб интересам МВД России и ФМС России; имеет действительную или потенциальную ценность и может являться предметом посягательства в силу неизвестности её другим лицам и отсутствия к ней свободного доступа на законных основаниях.

Разглашение (несанкционированное распространение) служебных сведений — ознакомление с ними лиц, не являющихся сотрудниками органов внутренних дел, военнослужащими внутренних войск, не имеющих к этим сведениям непосредственного отношения или стали известны по службе или работе, без указания или разрешения соответствующего должностного лица. Пометка «ДСП» и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания [6].

Проанализировав на практике формирование архивных документов, условия их хранения и использования в Управлении федеральной миграционной службы по ХМАО-Югре в г. Сургуте, нами были выявлены некоторые проблемы:

а)   отсутствие документации, регламентирующей деятельность архива;

б)  в архиве работают специалисты, не имеющие образования в данной области;

в)  у каждого работника архива существует должностная инструкция, в которой не прописаны права и обязанности, касающиеся деятельности в архиве;

г)   не в полной мере соблюдается технология хранения документов в архиве.

Кроме того в структуре Управления отсутствует служба ДОУ, а специалисты, отвечающие за делопроизводство есть. Как известно, эффективность управленческих решений на всех уровнях управления напрямую зависит от квалификации сотрудников. Поэтому сегодня, остро встает вопрос о необходимости подготовки специалистов, призванных организовывать технологический процесс документирования и работу с документами, так как от грамотной организации и постановки делопроизводственных процессов во многом зависят качество принимаемых решений и эффективность их исполнения органами миграционной службы.

Мы считаем, что для решения выявленных нами проблем необходимо:

1. Разработать положение об архиве Управления федеральной миграционной службы по ХМАО-Югре в г.Сургуте.
2. Для каждого работника архива разработать должностную инструкцию, в которой следует отразить права и обязанности, касающиеся деятельности в архиве.
3. Рекомендовать работникам архива повышение квалификации в области организации архивного хранения документов.

Лузина Н.Г.

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
3. Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России.
4. Положение о ФМС России «Об управлении делами» от 18.11.2006 № 345.
5. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
6. Инструкция от 24.12.2008 № 408 ДСП «Об обращении со служебной информацией ограниченного распространения в системе ФМС России.