Работу современной фирмы невозможно представить без издательской деятельности и рекламных акций различного характера. Вместе с тем, если фирма работает с конфиденциальной информацией, то могут появиться причины к возникновению каналов утечки этой информации. Мероприятия по защите информации в процессе подготовки и реализации рекламных и издательских проектов должны занимать особое место в деятельности фирмы. С этой целью на предприятии разрабатывается инструкция, определяющая задачи в данной области для всех должностных лиц и структурных подразделений фирмы.

Основными направлениями защиты информации в ходе рекламной деятельности являются:

• подготовка и экспертиза материалов на предмет отсутствия у них информации с ограниченным доступом;
• анализ материалов в процессе их подготовки рекламопроизводителем и рекламораспространителем к размещению в средствах рекламы;

. постоянный контроль порядка распространения и содержания распространенных рекламных материалов, независимо от способа, формы и периодичности их распространения.

При принятии руководителем фирмы решения о рекламировании деятельности фирмы, а также производимых ей товаров или услуг, должностное лицо, назначенное ответственным за подготовку рекламных материалов и их передачу рекламопроизводителю или рекламораспространителю, организует работу, направленную на предотвращение распространения в рекламе конфиденциальной информации. Комплекс мероприятий по защите информации включает проведение комиссией фирмы экспертизы подготовленных к распространению материалов, анализ возможных форм, способов распространения рекламных материалов и непосредственное взаимодействие в процессе подготовки и распространения материалов с рекламопроизводителем и рекламораспространителем.

Основными направлениями защиты информации в ходе издательской деятельности являются:

• определение тематики издаваемых материалов в целях исключения из них тематики, содержащих конфиденциальную информацию, подготовки рекомендаций по исключению из них иной актуальной информации, распространение которой может нанести ущерб предприятию;
• письменное согласование содержания материалов и возможности их издания с организациями — обладателями информации (осуществляется ответственным за издание подразделением предприятия по согласованию со службой безопасности или режимно-секретным подразделением в форме письменного запроса в организации, являющиеся заказчиками или соисполнителями проводимых совместных и других работ, сведения о которых предполагается распространить); предварительная экспертиза материалов, готовящихся к изданию, экспертной комиссией предприятия, которая при необходимости готовит рекомендации по частичному исключению из материалов конфиденциальной и иной актуальной информации;
• окончательная выборочная экспертиза подготовленных к изданию материалов, определение тиража и способа их распространения;
• контроль над выполнением работ по изданию (тиражированию, размещению) материалов непосредственно в типографии или иной

организации, в зависимости от выбранного способа распространения.

В целях недопущения утечки информации о деятельности фирмы, содержащей сведения конфиденциального характера, на фирме планируется и проводится работа по анализу содержания материалов, предназначенных для открытого распространения.

Подготовленные к открытому опубликованию материалы не должны содержать сведений, составляющих государственную, коммерческую или служебную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, определенной нормативными правовыми актами.

Ответственность за подготовку материалов к открытому опубликованию и соблюдение при этом требований по защите информации несут авторы материалов, их непосредственные руководители (руководители соответствующих структурных подразделений) и руководитель фирмы.

Для проведения экспертизы материалов, подготовленных к открытому опубликованию, приказом руководителя фирмы создается экспертная комиссия, как правило, сроком на один календарный год. В состав указанной комиссии включаются сотрудники фирмы — специалисты в различных областях деятельности предприятия. Члены комиссии должны в необходимых случаях иметь допуск к государственной тайне, а также к иным видам конфиденциальной информации предприятия. Сотрудники службы безопасности и режимносекретного подразделения в состав экспертной комиссии не входят.

При подготовке и проведении экспертизы члены экспертной комиссии обязаны:

• знать перечни сведений, запрещенных к открытому опубликованию на фирме и строго руководствоваться ими при проведении экспертизы;
• при обнаружении в рассматриваемых материалах сведений, составляющих государственную, коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, вынести заключение, запрещающее их открытое опубликование. Такие материалы передаются руководителю фирмы или его заместителю, отвечающему за вопросы защиты информации, для принятия решения об их отнесении в установленном порядке конфиденциальной информации и об ограничении в связи с этим доступа данной информации;
• проверять наличие письменного согласия руководителей фирмы — заказчиков работ (обладателей информации) на опубликование материалов или контролировать выполнение рекомендаций (заключений) этих руководителей;
• рассматривать материалы с учетом ранее опубликованных работ, имеющих отношение к этим материалам, с тем, чтобы готовящаяся публикация не привела к разглашению конфиденциальной информации и нанесению, таким образом, ущерба фирме;
• при рассмотрении сборников материалов (статей) принимать решение о возможности опубликования (издания) как всего сборника в целом, так и его отдельных статей (материалов).

После изучения и анализа материалов, предназначенных для открытого опубликования, экспертная комиссия готовит заключение о возможности (невозможности) их открытого опубликования. Экспертное заключение подписывается всеми членами комиссии, ее руководителем (председателем) и утверждается руководителем фирмы — организатора экспертизы. При отсутствии единого мнения экспертов и невозможности формулирования вывода по результатам изучения материалов вопрос о возможности опубликования решается руководителем вышестоящей организации (органа государственной власти). Если заключение экспертной комиссии о возможности открытого опубликования материалов положительное, оно в установленном порядке вместе с рассмотренными материалами передается в службу безопасности (режимносекретное подразделение) фирмы или уполномоченному должностному лицу для принятия окончательного решения. После получения разрешения, подготовленные материалы в установленном порядке передаются в издательство (редакцию, представителям СМИ) для их опубликования.