В МП «Автотранс» официально работают 52 человека. В аппарате управления 10 человек: директор, заместитель директора, главный бухгалтер, секретарь, начальник производственно-технического отдела, начальник юридического отдела, начальник транспортного отдела, начальник планово-экономического отдела, начальник отдела кадров и начальник отдела службы безопасности.

Основными направлениями деятельности созданного предприятия являются пассажирские перевозки, перевозка грузов, уборка дорог и внутриквартальных территорий. Основной целью деятельности МП «Автотранс» является получение прибыли.

Ответственность за состояние делопроизводства и соблюдение требований по оформлению документов в структурных подразделениях МП «Автотранс» возлагается на секретаря, т.к. делопроизводственной службы в структуре предприятия нет.

Основным документом, регламентирующим постановку делопроизводства на предприятии, является Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов в МП «Автотранс». Инструкция очень объемная, в ней содержится 30 страниц, состоит она из 7 разделов. В разделе «Общие положения» не указанно на основе, каких нормативных законодательных актов она составлена. При описании оформления реквизитов есть отклонения с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Как на титульном листе, так и в самой инструкции есть ошибки, хотя она утверждена приказом директора МП «Автотранс» от 25 июля 2007г. № 190. Копия титульного листа Инструкции по делопроизводству и контролю исполнения документов в МП «Автотранс» представлена на рисунке 1.

В соответствии с инструкцией секретарь осуществляет ряд следующих работ: прием, регистрацию и распределение документов; передачу документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующей резолюции передачу их исполнителю (исполнителям) с внесением необходимых сведений в регистрационный журнал и электронную базу данных; проверку правильности оформления документов, регистрацию документов, передачу документов на отправку; организацию справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов; контроль своевременности исполнения документов; составление и ведение номенклатуры дел; формирование, оформление, учет, сохранность и передачу дел на хранение в архив МП «Автотранс»; ознакомление работников с Инструкцией по делопроизводству и контролю исполнения документов в МП «Автотранс».

В процессе работы МП «Автотранс», как и на любом предприятии, образуются различные документы, которые с точки зрения особенностей обработки можно традиционно разделить на три группы:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние.

Анализ состояния делопроизводства на предприятии, а точнее анализ регистрационных форм позволил оценить изменение интенсивности документооборота в течении года и выявить количественное соотношение внутренних, входящих и исходящих документов за год.

На рисунке 2 представлена диаграмма изменения объема документооборота за 2011 год.

Из данной диаграммы видно, что наибольшая часть общего объёма документооборота — это входящие документы.

Названные группы документов различаются составом, порядком их обработки и направлением движения.

Организуя делопроизводство, секретарь руководителя ежедневно получает поступающую в МП «Автотранс» корреспонденцию в отделении связи и по электронной почте. В целом, доставка письменной корреспонденции в организацию осуществляется посредством почтовой связи или с помощью курьеров, которые работают в организации, в виде простых писем и писем с уведомлением, пакетов, а также печатных изданий. Иногда доставку осуществляет почтальон (или «сторонний» курьер), который оставляет корреспонденцию на посту охраны. Затем курьер («внутренний», работающий на предприятии) её забирает и передает данную посылку (бандероль, письмо) секретарю. Так же документы поступают по электронной почте и по факсу. Процентное соотношение способов доставки документов в МП «Автотранс» представлено в виде диаграммы на рисунке 3.

Из данной диаграммы видно, что документы в организацию, действительно, преимущественно доставляются почтой.

При приеме корреспонденции секретарь проверяет правильность ее доставки и пересылает ошибочно доставленную корреспонденцию по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»).

Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», передаётся в соответствующее подразделение и соответствующему сотруднику, который имеет к ней допуск. Секретарь пользуется утвержденным руководителем Перечнем лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией. Сам список конфиденциальных сведений также утверждён руководителем.

При вскрытии конвертов секретарь руководителя, как и прописано в нормативных актах, проверяет соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт о недовложении в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Все документы, адресованные руководству МП «Автотранс», подлежат регистрации кроме документов, включенных в перечень нерегистрируемых документов. Используется журнальная форма регистрации. На рисунке 4 показана форма журнала, используемая для регистрации входящих документов.

Можно заметить, что используемая форма позволяет вести и контроль исполнения: заполнение колонок 9 и 10 сразу позволяет зафиксировать нарушение сроков исполнения поручения.

Секретарь часто выступает в роли исполнителя исходящих документов (отчётов, справок, писем). Исходящие письма все-таки чаще всего готовят сотрудники по поручению руководителя, а секретарь организует работу с ними. После подписания документа руководителем проходит регистрация документа, опять же в соответствующем журнале (рисунок 5.) Регистрационный номер формируется в валовом порядке по календарному году.
При работе с внутренними документами роль секретаря заключается в подготовке проектов распорядительных документов и некоторых организационных документов. По просьбе руководителя секретарь принимает участие в подготовке актов и ведёт протоколы совещаний и собраний. Из-за некорректной Инструкции по делопроизводству допускаются ошибки в оформлении документов.

Из внутренних документов регистрацию проходят распорядительные документы (приказы и распоряжения, каждый в своём журнале) и организационные документы. Форма журнала показана на рисунке 6.

Служебные записки не регистрируются, что часто затрудняет решение вопросов, т.к. они теряются.

В основном регистрация проводится грамотно. Для улучшения делопроизводства на предприятии необходимо провести коррекцию Инструкции по делопроизводству, разработать альбом унифицированных форм или создать необходимые шаблоны документов. Таким образом постановка делопроизводства в МП «Автотранс» требует улучшения в первую очередь части доработки нормативных локальных актов в соответствии с действующей нормативной законодательной базой.

Носко М.И.