Документационное обеспечение управления

Проведение анализа состояния ДОУ в конкретной организации

Для того чтобы привести систему документационного обеспечения управления (ДОУ) в состояние, соответствующее современным нормативным требованиям, и подготовить к внедрению автоматизированной системы (АС ДОУ), необходимо провести её анализ.

Целью анализа состояния системы ДОУ в любой организации является:

  • классификация и оптимизация состава применяемых в деятельности организации форм документов,
  • упорядочение в целом ДОУ,
  • оптимизация документооборота,
  • повышение эффективности использования информационных технологий (ИТ).

До начала внедрения ИТ в сферу ДОУ анализ и предпринятые корректирующие действия по итогам анализа состояния ДОУ позволят «навести порядок» в «ручном» делопроизводстве организации.

Основным нормативно-методическим документом, который определяет и устанавливает единую систему организации, порядок ведения делопроизводства в организации, является Инструкция по делопроизводству. Она должна быть утверждена руководителем организации. Для её анализа можно предложить «Вопросник»:

  • Дата утверждения Инструкции по делопроизводству?
  • Какова степень соответствия требованиям к содержанию?
  • Какова степень соответствия требованиям к оформлению?
  • Выполняются ли требования Инструкции сотрудниками организации?
  • Каков порядок использования Инструкции по делопроизводству? Доступна ли она отдельным сотрудникам?
  • Достаточно ли подробно рассмотрен порядок регистрации входящих документов в Инструкции по делопроизводству?
  • Как описан порядок передачи входящего документа исполнителю?
  • Определены ли места хранения документов по видам?

Анализ состояния ДОУ в целом и организации документооборота, в частности, предлагается проводить в несколько этапов [2, 3]:

  1. Построение структурной схемы организации и определение место службы ДОУ, ее подчиненность, состав должностных лиц в службе ДОУ;
  2. Построение схемы информационных потоков (в привязке к организационной структуре) для определения состава исходной и выходной информации, получаемой в виде документов при решении задач управления, и оформляемой в виде документов;
  3. Анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям, цель — провести документный аудит и выявить отклонения от ГОСТ Р 6.30-2003 [1] или ведомственной Инструкции по делопроизводству (при её наличии).
  4. Описание и анализ процедуры регистрации документов с целью определения, какая система регистрации используется в организации, какие приняты регистрационные формы, как формируются регистрационные номера, имеется ли утвержденный перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов?
  5. Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов для определения, как подходят к контролю (формальная фиксация факта исполнения/срыва или выявление реальных причин);
  6. Анализ организации документооборота, т.е. анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, с целью выявления документопотоков и описания наиболее стабильных маршрутов движения документов;
  1. Описание и анализ процедуры формирования дел в организации, целью должно являться получение ответов на следующие вопросы:
  • как формируются заголовки дел;
  • сразу ли исполненные документы подшиваются в дела;
  • нет ли в одном деле документов разных видов и разных сроков хранения;
  • не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты, проекты документов;
  • как подшиваются документы с разными сроками хранения;
  • соблюдается ли хронологический порядок при формировании документов дел;
  • нумеруются ли листы дела;
  • составляются ли описи дел;
  • проводится ли экспертиза ценности документов;
  • как организовано уничтожение документов.
  1. Анализ перечня локальных нормативных актов организации, регламентирующих порядок документирования, с целью проверки их наличия и доработки (при необходимости).

Собирая основные сведения о документах, сопровождающих работу организации, важно не потерять ни один документ и ни одну характеристику этого документа.

Анализ позволит выявить сотрудников, наиболее «загруженных» документами; исключить лишнее согласование или визирование документов; сократить количество возвратных движений документов к одному и тому же сотруднику, но в разное время; исключить хранение лишних копий документов.

По описанной методике был проведен анализ ДОУ в Судебном участке № 5 Первомайского района г. Пензы.

Ответственным за делопроизводство в судебном участке №5 является секретарь судебного участка, назначенный приказом начальника Управления по обеспечению деятельности мировых судей в Пензенской области. Он обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с должностным регламентом. Наименования разделов Должностного регламента секретаря судебного участка полностью соответствуют наименованиям разделов типового регламента, поэтому в Должностном регламенте отмечены недостатки только в оформлении реквизитов. Организационные документы в судебном участке оформляются согласно ГОСТ Р 6.30-2003.

Основным нормативно-методическим документом, который определяет и устанавливает единую систему организации, порядок ведения судебного делопроизводства в судебном участке №5, является Инструкция по судебному делопроизводству у Мирового судьи, утвержденная приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04. 2003 № 36. Она предусматривает учет и ведение документооборота судебного участка, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных документов, порядок текущего хранения судебных дел и передачи их в архив. Инструкция включает следующие разделы:

  1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства;
  2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции;
  3. Регистрация и учет уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях;
  4. Регистрация и учет предложений, заявлений и жалоб на работу суда, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном уголовнопроцессуальным и гражданско-процессуальным законодательством;
  5. Оформление уголовных дел на стадиях принятия и назначения к судебному заседанию;
  6. Оформление гражданских дел на стадии принятия и назначения к судебному рассмотрению;
  7. Оформление уголовных и гражданских дел после их рассмотрения;
  8. Прием и учет кассационных, частных жалоб и представлений, дел с апелляционными жалобами и представлениями;
  9. Обращение к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений суда;
  10. Особенности делопроизводства по делам об административных правонарушениях и другим материалам, разрешаемым судами, в т.ч. в порядке исполнения приговоров:
  11. Прием, учет и хранение вещественных доказательств и личных документов осужденных;
  12. Порядок выдачи судебных дел и документов.

В приложении к Инструкции включены следующие формы: журналов регистрации документов, учетно-статистических карточек, обложки дела, справочного листа, подписок о невыезде и надлежащем поведении, протокола о принятии залога, судебных повесток, извещений, уведомлений, справки, актов. Секретарь согласно регламенту не имеет право вносить изменения в формы, приведенные в приложениях этой инструкции. Соответственно недостатков при регистрации документов, оформлении документов, формы которых представлены в приложениях, выявлено не было.

Основным нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности мировых судей, является Номенклатура нарядов, карточек и журналов. Она составляется секретарем судебного участка на основе Типовой номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности Мирового судьи, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде РФ 30.12.2008 № 131.

Анализ показал несоответствие номенклатуры с формой, приведенной в типовой номенклатуре, а именно: отсутствуют графы «Статьи по перечню» и «Примечание», приведенные в типовой номенклатуре;

Для подготовки документов секретарь судебного участка пользуется Методическими рекомендациями по судебному делопроизводству у Мирового судьи.

Методические рекомендации описывают порядок ведения судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи, устанавливают единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, подготовленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также к порядку передачи и движению процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел и передачи их в архив. В приложении к рекомендациям приведены формы журналов учета, обложки дела, справочного листа, подписок, протокола, повесток.

Инструкция по ведению судебной статистики очень полезна в работе секретаря. Она нужна при определении правил формирования статистических отчетов о деятельности судов общей юрисдикции и судимости на основе данных первичного статистического учета, ведущегося в судах и на участках мировых судей; отражает порядок формирования первичной статистической отчетности, ее обработки, получение сводной статистической отчетности, ее хранение и представление в заинтересованные ведомства. В инструкции прописаны виды статистической отчетности, структура форм статистической отчетности о деятельности судов и судимости, порядок подготовки проектов форм статистической отчетности.

Основной объем документов в судебном участке составляют исполнительные документы: судебный приказ, исполнительный лист, приговор, судебное решение, судебное определение. Требования к содержанию исполнительных документов приведены в статье 127 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (ГПК РФ). Нарушений в структуре данных документов не выявлено. Однако в оформлении реквизитов было обнаружено несоответствие ГОСТ Р 6.30-2003.

Немаловажными в судебном участке являются информационносправочные документы, главный представитель среди них — протокол судебного заседания. В результате анализа протоколов судебных заседаний выявлено, что они обладают спецификой написания текста. Текст не имеет своей структуры и разделов, что затрудняет восприятие при чтении. Форма протокола не приведена ни в одном из нормативных документов. Кроме того, отмечены недостатки и в оформлении реквизитов.

Следующий информационно-справочный документ справка о судимости на осужденного. Она имеет форму №43, приведенную в Приложении Инструкции по судебному делопроизводству. Оформляется справка строго на основании формы, поэтому недостатков не обнаружено. Секретарь судебного участка в своей деятельности составляет несколько видов актов, формы которых приведены в приложении к Инструкции по судебному делопроизводству.

Требования к содержанию судебных повесток изложены в статье 114 ГПК РФ, в которой перечислено, какие сведения должна содержать повестка. Документ оформляется строго с соблюдением норм статьи.

Таким образом, в ходе анализа были обнаружены ошибки в оформлении реквизитов некоторых исполнительных документов, протоколов судебных заседаний, писем, выявлено отсутствие бланков.

Анализ показал, что документы, сопровождающие процесс судопроизводства, не имеют унифицированных форм и оформляются по своему усмотрению, с соблюдением требований к содержанию этих документов, изложенных в соответствующих статьях ГПК РФ. Следовательно, может быть затрачено много времени на создание этих документов, возможны неточности в тексте таких документов.

Несмотря на огромный поток документов отсутствует автоматизированная система регистрации, которая помогла бы избавиться от громоздких картотек и снизить затраты времени на регистрацию документов.

В целом, наличие на судебном участке нормативных документов и методических рекомендаций позволило повысить качество выполняемых функций по регистрации, учету, обработке, последующему хранению документов, а приведенные в Инструкции приложения обеспечили сокращение времени на создание документов и повышение качества этих документов.

Фарманова Г. Ю.

Список использованной литературы:

  1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
  2. Фионова. Л.Р. Организация и технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие / Л.Р.Фионова. — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт. гос. гум. ун-та. 2009.- 140 с.
  3. Фионова. Л.Р. Подход к проведению аудита документов / Л.Р.Фионова. Ю.А. Тимофеев// Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении: сб. статей IX Междунар. науч.-практ. конф. — Пенза : АНОО ПДЗ. — С.52-56.