Документационное обеспечение управления

Работа с социально-правовыми запросами в архивном отделе администрации города Сургута

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив [3, с.2].

Архивный отдел Администрации города Сургута является органом руководства архивным делом на территории города и района. Отдел хранит, организует учет, комплектование и использование документов постоянного и долговременного срока хранения, отражающих историю города и района [1].

Фонды архивного отдела постоянно пополняются, а также создаются новые фонды. Результаты анализа пополнения фондов архивного отдела представлены на рис. 1 и 2.

Динамика пополнения фондов Архивного отдела

Отдел сотрудничает более чем с 200 предприятиями, учреждениями, организациями города и района. В архивный отдел Администрации города Сургута обращаются граждане и организации для получения необходимой информации. Наиболее значимой муниципальной услугой, оказываемой специалистами архивного отдела населению города является выдача архивных справок по запросам граждан и организаций [1].

Кроме того, отдел выполняет функции справочной архивной службы. Сотрудники знают и умеют быстро найти информацию не только по документам архива, но и хорошо разбираются в системе архивов федеральных, окружных, бывших министерств и ведомств. Ежедневно архивный отдел дает около 20-30 таких консультаций по телефону [1].

Анализ выполнения социально-правовых запросов Анализ выполнения социально-правовых запросов граждан и юридических лиц [2] приведен на графиках (рис.З, 4):

Динамика выполнения запросов В архивном отделе работает читальный зал и ведется журнал учета посещений исследователями читального зала. Динамика посещений читального зала читателями за последние 5 лет представлена на рис.5

Динамика посещений читального зала

Анализ деятельности архивного отдела за последние пять лет, показал следующее:

  • количество дел архивного фонда в 2010 году к уровню 2007 года увеличилось более чем в два раза;
  • количество единиц хранения за тот же период увеличилось более чем в полтора раза;
  • количество дел и единиц хранения в 2011 году значительно уменьшилось;
  • растет количество запросов граждан;
  • количество запросов находящихся на рассмотрении на конец года значительно уменьшилось. Так если количество дел, находящихся на рассмотрении на конец календарного года в периоде 2007-2010 гг. увеличилось более чем в 3 раза, то к концу 2011 года количество не рассмотренных дел уменьшилось к уровню 2010 года в полтора раза.

Следовательно, к концу 2011 года показатели по поступлению и исполнению запросов граждан увеличились, что является положительным моментом в деятельности Архивного отдела. Наблюдается значительное снижение не рассмотренных запросов граждан на конец календарного года, что на наш взгляд, является результатом оптимизации деятельности Архивного отдела. Несмотря на это, количество фондов и единиц хранения уменьшилось, что можно объяснить недостатком площадей для архивного хранения документов. Наблюдается нестабильность в посещении читального зала архивного отдела. Так если в 2009г. общее количество посещений составило 200 человек, в 2010г. количество посещений читального зала уменьшилось до 98 человек, то в 2011г. количество посещений к уровню предыдущего года вновь увеличивается в полтора раза. Количество посещений читального зала исследователями меняется незначительно.

Грабова С.И.

Tagged: