Архивами называются учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов; а также совокупность документов, образующихся в результате деятельности учреждений, обществ или отдельных лиц [1 ;с. 103].

Различают государственные архивы с постоянным и с переменным составом документов. Постоянно хранят документы центральные архивы общероссийского значения. Государственные архивы с переменным составом документов — это районные и городские архивы, которым не предоставлено право постоянного хранения материалов; они временно хранят документы, поступающие из учреждений районного (городского) звена, сельских учреждений [3;с. 56].

Помимо государственных архивов существуют архивы в каждом учреждении, организации. Такие архивы называются ведомственными. Госархив получает дела, обработанные под контролем ведомственного архива. Государственные и ведомственные архивы различаются в правовом положении: госархи- вы — самостоятельные учреждения; ведомственные архивы в большинстве случаев — структурные подразделения организаций.

Каждая организация, будь то крупная компания, маленькая фирма или предприятие, рано или поздно сталкивается с необходимостью создать функциональный и удобный в использовании архив всех завершённых дел, всей своей документации. Конечно, создание архива организации лучше всего совмещать с началом деятельности компании, но не всегда начинающие предприниматели сразу берутся за это дело. [3;с. 57-58]

Любая деятельность, в том числе и архивная, в обязательном порядке как регулируется, так и регламентируется пакетом определенных локальнонормативных документов. В данный пакет входят следующие документы: Положение об архиве, должностные инструкции сотрудников, Инструкция по делопроизводству, Положение об экспертной комиссии и т.д. [1]. Отсутствие этих документов влечет массу недоработок и недопониманий со стороны персонала, несвоевременную передачу в архив, уничтожение документов без подтверждающих документов. Последствия могут быть плачевными для всего предприятия в целом.

На сегодняшний день компания «ПродМаркет» включает в себя 25 магазинов, в т.ч. 2 супермаркета, 22 универсама, гипермаркет «Апельсин», ресторан. Торговая сеть «Эконом», «Континент» является крупным розничным оператором и входит в холдинг ОАО «Каравай», который включает в себя 4 хлебокомбината (в городах Ангарске, Шелехове, Красноярске), мельничный комплекс, оптовую торговлю кондитерскими изделиями, семь предприятий общественного питания (в городах Ангарске, Усолье-Сибирском, Шелехове, Иркутске), торговая сеть, которая включает в себя 25 магазинов.

Организация существует давно, и объем документооборота превышает 10000 единиц в год, папок с подготовленными делами для передачи в архив организации накопилось очень много.

В период подготовки дел к передаче в архив, начальник отдела кадров ООО «ПродМаркет», который несет ответственность за работу архива, предварительно проверяет формирование, оформление и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.

Передача дел в архив предприятия производится через год, после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Но достаточно часто структурные подразделения ООО «ПродМаркет» задерживают сдачу дел в архив.

Следует отметить, что не на всех документах, сдаваемых, а архив ООО «ПродМаркет», есть отметка об исполнении, иногда в сформированных делах встречаются черновые документы, не в каждом деле есть лист-заверитель, не во всех делах временного хранения (более 10 лет) есть описи.

Деятельность по экспертизе ценности также вызывает массу отклонений в силу отсутствия основных регулирующих документов. Неясен вопрос периода проведения данной процедуры, вопрос должностных лиц по проведению и на основании каких документов.

Предприятие частное, поэтому многие предприниматели несколько недооценивают весь объем работы и несколько сфер деятельности «вешают» на одного сотрудника, который как обычно не успевает с этим всем справляться, а особенно если некоторые сферы деятельности никакими документами не регламентированы. То же коснулось и архива. Должностные инструкции отсутствуют. На основании проведенного анализа предлагается разработать пакет документов, в который войдут: Положение об архиве, Положение об экспертной комиссии, должностная инструкция архивариуса и памятка о передаче дел в архив.

Все Положения и должностная инструкция разрабатываются на основании типовых документов, носят обязательный характер и непосредственно отражают специфику предприятия. Располагаются на бланке организации со всеми необходимыми реквизитами.

В проекте Положения об архиве ООО «ПродМаркет» включаются следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Состав документов архива (соответствует тем документам, которые образуются в процессе деятельности организации),

3.Задачи и функции архива.

4.Права архива.

5.Организация работы архива.

6. Ответственность архива.

Должностная инструкция архивариуса в ООО «ПродМаркет» будет состоять из пяти основных разделов:

• общие положения;
• функциональные обязанности;
• права;
• ответственность;
• условия и оценка работы.

Памятку о передаче дел в архив ООО «ПродМаркет» необходимо разработать на данном предприятии, так как достаточно часто в торговой организации наблюдаются нарушения при передаче дел в архив — нарушаются сроки передачи дел долговременного (более 10 лет) и постоянного хранения в архив, в результате в структурных подразделениях скапливается много документации, нужные документы бывает трудно найти. Данная памятка будет носить рекомендательный характер для всех сотрудников, ответственных за свой участок делопроизводства. Памятка пошаговая, с примерами оформления, с образцами, включает в себя составление описи и непосредственное сшивание дела.

Булычева О.Г., Раева Ю.Б.

Список используемых источников и литературы:

1. Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Ро- с архива от 06.02.2002 г.
2. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2).
3. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П.. Бурова Е.М. Архивоведение. — М.: Издательский центр Академия, 2007,- 272 с.
4. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация работы архива // Управление персоналом. — № — 2011. — С.20- 21.
5. Альбрехт Б.Ф. Создание архива фирмы // Архивное дело. — 2004. — № — С.79. — 82.