Документационное обеспечение управления

Разработка регламента работы службы персонала для группы компаний «Истлэнд»

Группа компаний «Истлэнд» была создана в 1994 году. Сегодня в состав холдинга «Истлэнд» входит более 50 предприятий. В компании работает 2500 человек.

Сфера интересов холдинга разнообразна: туризм, транспорт, услуги, строительство и производство. В центре деятельности холдинга «Истлэнд» стоят компании, предоставляющие туристические услуги. Основным звеном является туристическая компания, которая представляет все основные виды выездного и внутреннего туризма за счет собственного ресурса: гостиницы, рестораны, горнолыжный центр, пассажирский и круизный флот, самолеты и вертолеты.

Наиболее крупные предприятия группы компаний «Истлэнд» — это ОАО «Восточно-Сибирское речное пароходство», авиакомпания «Ангара», автотранспортное предприятие «Авторесурс», ресторанная сеть «Фудлэнд», а также туристическая компания «Истлэнд» специализирующаяся на въездном и выездном туризме.

Во главе всей кадровой службы стоит Директор по персоналу Управляющей компании «Истлэнд». В его подчинении находятся: кадровая служба ОАО и «ВСРП», кадровая служба АК «Ангара», служба персонала группы компаний «Истлэнд», инженер по охране труда, ведущий специалист по обучению и развитию персонала, а также отдельные сотрудники кадровых служб.

структура истленд

В ходе изучения всей кадровой документации и отслеживания работы службы персонала была выявлена проблема взаимодействия кадровых служб структурных подразделений со службой персонала, в частности, предоставление документов в срок при оформлении какой-либо кадровой процедуры. Как выяснилось, руководители других структурных подразделений не имеют представления о том, в какие сроки необходимо представлять кадровые документы в службу персонала, а также кто ответственное лицо в данном случае и какая ответственность лежит на руководителе, если документы не предоставят в срок.

Для улучшения качества работы можно предложить внедрить документ, который бы смог регулировать и координировать службу персонала с другими структурными подразделениями. Так как все кадровые процедуры носят повторяющийся характер и не меняются стремительно во времени, можно предложить регламент.

Регламент — это:

  • свод постоянных или временных правил, регулирующих внутреннюю организацию и порядок работы;
  • нормативно-правовой акт, который устанавливает обязательные для применения и исполнения требования;
  • документ, перечисляющий и описывающий по порядку этапы, которые необходимо пройти исполнителю или группе исполнителей для выполнения делового процесса в строго оговоренные сроки.

Регламент будет состоять из двух частей. Первая часть будет включать в себя поэтапные процедуры документирования всей трудовой деятельности сотрудника со всеми необходимыми мероприятиями по процедуре. Она будет представлена в виде таблицы (для лучшего восприятия). В этой части будут сжато изложены:

  • кадровые операции, начиная от приема сотрудника в организацию, заканчивая его увольнением;
  • ответственные лица за конкретный документ;
  • сроки исполнения и подачи документов в службу персонала,
  • примечание, которое будет включать ключевые моменты по данному документу;
  • ответственность руководителя за невыполнение или неправильное выполнение кадровой процедуры.

Вторая часть будет более объемной. В ней подробно будут изложены этапы документирования всей трудовой деятельности сотрудника с правилами заполнения документов, с правильным оформлением виз согласования и резолюций и других важных реквизитов.

Рассмотрим на примере такой кадровой операции как прием сотрудника в организацию, следующий документ:

приём сотрудника в истлэнд

Преимущества внедрения регламента на данном предприятии:

  1. Регламент позволит минимизировать разногласия между сотрудниками и сократить потребность вмешательства высшего руководства организации в некоторые процессы;
  2. Регламент позволит снизить нагрузку на руководителей в вопросах разъяснения тех или иных задач.
  3. Информированность руководителей по всем кадровым операциям и ведению кадрового делопроизводства;
  4. Правильное визирование кадровых документов;
  5. Оперативность в принятии решения по какому-либо кадровому вопросу;

Таким образом, можно сделать вывод, что составление такого регламента позволит организации наладить процесс таким образом, чтобы каждая кадровая процедура всегда проходила эффективно и в строго указанные сроки.

Заболоцкая Т.А.