За последние 15 лет количество туристов, посещающих нашу страну резко увеличилось. Не обошла стороной эта тенденция и прибайкальский регион. Желающие своими глазами увидеть Байкал приезжают из самых разных стран и регионов, и со временем их становится все больше. В результате активного развития туристической отрасли в Прибайкалье количество гостиниц резко увеличилось, многие старые гостиницы расширились.
Однако увеличение количества номеров породило свои проблемы. Если в гостинице, имеющей всего несколько номеров, учет можно вести в обычном журнале и ориентироваться в записях довольно-таки легко, то в гостинице, насчитывающей несколько десятков номеров, это делать уже гораздо сложнее.
В настоящее время существует множество программных продуктов, позволяющих производить различные манипуляции с данными, хранящимися в компьютерах гостиницы, как например: внесение данных о новых клиентах, заселение клиентов в номера, распечатка счета за услуги гостиницы и многое другое.
Все эти программы позволяют облегчить работу администратора гостиницы по учету клиентов и номеров гостиницы, избежать путаницы в записях и предоставить всю необходимую информацию в нужный момент.
В связи с актуальностью в нашем регионе проблемы обработки и хранения информации о клиентах и номерах гостиниц было принято решение о разработке приложения, предназначенного для автоматизации учета и хранения этих данных.
Для создания программы была использована программа Microsoft Visual Basic 6.0. Основное преимущество этой программы состоит в сочетании удобства использования, простоты и широких функциональных возможностей языка программирования. При программировании были использованы следующие возможности Visual Basic: элемент типа Data – для связи с таблицами базы данных; Flex Grid – для отображения этих таблиц; меню, список, текстовое поле и другие элементы языка. Внешний вид главного окна приложения приведен на рисунке 1.
Рис. 1. Главное окно программы
В качестве источника хранения данных, а также для управления и оптимизации структуры БД была использована система управления базой данных Microsoft Access 2003. Кроме того, использовалась программа Microsoft Word 2003 для создания и редактирования справочных материалов.
Программа Hotel позволяет производить основные операции по учету клиентов и номеров гостиницы такие как:
- внесение в базу данных новых клиентов;
- просмотр списка свободных номеров;
- размещение клиентов в номерах;
- расчет суммы к оплате;
- печать счета за проживание в гостинице;
- поиск клиентов по базе данных, как среди всех клиентов, зарегистрированных в базе, так и среди клиентов, в данный момент находящихся в гостинице.
Реквизиты гостиницы, такие как: название предприятия-владельца гостиницы, название гостиницы, юридический адрес, ИНН, КПП, расчетный счет, корреспондентский счет, фамилии руководителя и главного бухгалтера, – вносятся пользователем и корректируются при необходимости. Эти сведения будут использоваться при формировании выходного макета документа «Счет на оплату за проживание в гостинице». Все вводимые в программу данные (кроме личных данных клиента) проверяются на правильность ввода: например, при вводе номера, в который заселяется клиент, проверяется наличие данного номера в списке свободных номеров, соответствующих требованиям клиента; если номера в данном списке нет, то программа выдаст соответствующее сообщение. Для работы программы необходима база данных Hotel97.mdb, в которой содержатся данные обо всех номерах и клиентах гостиницы.
В результате проведенной работы было создано приложение, позволяющее автоматизировать работу администратора гостиницы. Для этого была изучена соответствующая практика работы администратора, разработана структура и алгоритм работы программы, организованы обработка и долговременное хранение информации в виде базы данных Microsoft Access. Приложение содержит 14 форм, 1 отчет и около 500 строк программного кода.