Общеизвестно, что одной из важнейших целей коммуникаций является создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами, а также регулирование и рационализация информационных потоков. Основной формой представления информации в управлении является документ. В современных условиях значительного роста объемов информации, расширения международных экономических связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла.

Рассмотрим коммуникационные технологии в сфере документационного обеспечения управления на примере Негосударственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский институт предпринимательства и права» (НОУ ВПО «МИПП»).

НОУ ВПО «МИПП» учреждено по решению общего собрания учредителей на неограниченный срок деятельности. Филиал в г.Пензе представляет собой территориально обособленное подразделение юридического лица (НОУ ВПО «МИПП»), расположенное вне места нахождения головного института. Филиал не является юридическим лицом. Он осуществляет свою деятельность от имени и по поручению НОУ ВПО «МИПП» в объеме полномочий, определенных Уставом головного института и специальным положением.

НОУ ВПО «МИПП» ведет образовательную деятельность по программам среднего, высшего профессионального, послевузовского (аспирантура) и дополнительного образования (второе высшее образование) в области экономики, менеджмента, предпринимательства и права по лицензированным направлениям подготовки и специальностям.

Общее руководство деятельностью филиала осуществляет ректор НОУ ВПО «МИПП». Принимаемые им решения оформляются в форме приказов и распоряжений, которые обязательны для директоров, специалистов административного аппарата, профессорско-преподавательского состава, других сотрудников и студентов филиалов. Непосредственное текущее управление деятельностью филиала осуществляет его директор, действующий на основании специального положения и доверенности, выдаваемой ему головным институтом.

Схема организационной структуры данной организации приведена на рисунке 1.

Секретарь приемной комиссии подчиняется непосредственно директору филиала НОУ ВПО «МИПП» в г. Пензе.

Основными задачами секретаря являются:

• прием документов, поступающих в Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский институт предпринимательства и права»;
• личный прием поступающих и их родителей (законных представителей);
• обеспечение единого документирования, организации работы с документами, информационно-поисковыми системами, контроля исполнения документов, оформление документов в соответствии с современными нормативными законодательными документами в сфере делопроизводства.

Основными функциями секретаря являются:

• подготовка различных информационных материалов, бланков необходимой документации;
• подбор состава предметных экзаменационных комиссий, технического персонала, оформление справочных материалов по специальностям и направлениям, образцов оформления необходимых документов;
• прием и передача информации по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);

• организация телефонных переговоров руководителя, прием и передача телефонограмм;
• ведение делопроизводства, прием поступающей на имя руководителя корреспонденции, ее систематизация в соответствии с принятым порядком;
• оформление личных дел принятых на обучение студентов;
• обработка и передача личных дел обучающихся в архив.

Деятельность секретаря основана на таких локальных нормативных актах,

как Устав, Положение о приемной комиссии и Инструкция по делопроизводст- ву.

В профессиональные задачи секретаря входит организационнотехническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя. Секретарь проводит предварительную сортировку документов, поступающих руководителю на рассмотрение

Важнейшей процедурой в обработке всех категорий документов является их регистрация. Инструкция по делопроизводству в НОУ ВПО «МИЛИ» выделяет документы, не подлежащие регистрации: периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги, каталоги); рекламная продукция; копии счетов на оплату; первичная документация бухгалтерского учета; поздравительные письма и открытки; пригласительные билеты.

В Филиале используются автоматизированная (электронная) и журнальная формы регистрации. Автоматизированная регистрация документов позволяет сделать более удобным процесс регистрации, ускорить поиск необходимых документов, исключить возможность дублирования данных о документе.

Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализовано по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров.

Секретарь приемной комиссии занимается формированием и передачей в архив личных дел студентов. Личное дело студента формируется с момента его поступления в вуз.

В личное дело подшивается личная карточка студента, медицинская справка о состоянии здоровья, копия паспорта и документов о среднем образовании, выписка из приказа о зачислении или переводе. Документы личного дела располагаются в хронологической последовательности. В процессе обучения личное дело студента пополняется сведениями об оценках (они заносятся в учебную карточку), выписками из приказов о переводе с курса на курс, об отчислении и восстановлении учащегося, об академическом отпуске (если такой был). Прилагаются характеристики с места прохождения практики, сведения о поощрениях и выговорах. Если студент во время учебы изменил семейное положение, то в личное дело подшиваются также копии свидетельства о браке, о смене фамилии, рождении детей. Студентам-мужчинам, отслужившим в армии, необходимо предоставить копию военного билета.

После окончания института личное дело студента пополняется выписками из приказов о допуске учащегося к сдаче государственных экзаменов, защите дипломной работы, обходным листом, копией приказа об окончании института, копией диплома и вкладышем с оценками, характеристикой за время учебы в вузе. Прикладываются также зачетная книжка и студенческий билет. В зачетной книжке должны быть проставлены все отметки об успеваемости, подписи декана и печати.

Если студенческий билет был утерян, то оформляется заявление об утере на имя ректора, к которому прикладываются копия или вырезка из газеты с объявлением об его утере. Утерянная зачетная книжка также подлежит восстановлению.

Перед тем как личное дело отправляется в архив, составляется внутренняя опись документов, в которую вносятся данные о документах в виде таблицы с указанием в ее графах порядкового номера документа, названия документа, даты документа и других необходимых сведений.

Таким образом, от правильности, рациональности работы с документами секретаря в организации зависит эффективность межуровневых коммуникаций и коммуникаций между структурными подразделениями.

Полъщикова А.А., Усманова И.В.