Документационное обеспечение управления

Совершенствование процесса аттестации сотрудников (на примере ПАО «САН Ин Бев»)

Совершенствование систем управления персоналом в компаниях, работающих в России, характеризуется, усилением интереса к освоению эффективных процедур оценки и аттестации персонала.

Любой работник должен соответствовать требованиям, предъявляемым к нему должностными обязанностями, содержанием и характером труда, а также требованиям, обусловленным эффективной организацией производства, использованием наиболее рациональных методов работы, технических средств и т.д. [3;с. 34]

Аттестация является методом изучения кадров, включающим оценку результатов деятельности работника за определенный период времени с целью выявления его соответствия занимаемой должности и дальнейшего служебного продвижения. [1]

Аттестация работников является одной из форм определения их квалификации должностными лицами предприятия в соответствии со специально разработанной процедурой, утвержденной как локальный нормативный документ в области регулирования трудовых отношений. [2]

В трудовом праве под аттестацией понимают проверку деловой квалификации работника в целях определения уровня его профессиональной подготовки и соответствия занимаемой должности. Выявленный уровень профессиональной подготовки работника позволяет работодателю определиться с установлением квалификационного разряда и заработной платой, а также выявить соответствие работника занимаемой должности с последующим: переводом на более квалифицированную работу; оставлением на прежней работе; переводом на менее квалифицированную работу; в случае отказа от перевода — увольнением. [4;с. 43]

В городе Ангарске в ноябре 2007 года завершилось строительство пивоваренного завода ОАО «САН Ин Бев». Заводы фирмы «Ин Бев» находятся по всему миру и на разных материках. Всего по России 10 заводов, включая завод в городе Ангарске. In Bev входит в состав компании «Анхойзер Буш» и является крупнейшей пивоваренной компанией в мире. Так же эта компания занимает второе место по качеству пива.

Оценка знаний и навыков начинается с оповещения сотрудников. Не менее чем за две недели до проведения оценки ответственным лицом, утверждённым приказом по подразделению, всем сотрудникам раздаются списки вопросов, под роспись. Список вопросов определяется менеджером производства, в зависимости от требований матриц навыков по классам. На основании приказа руководителя предприятия каждого работника информируют о дате проведения оценки. Сотруднику так же (не позже чем за 2 недели) предоставляют возможность ознакомиться (под роспись) с графиком аттестации.

К методам оценки в компании ОАО «САН ИнБев» можно отнести два метода:

  1. Аттестация в виде экзамена, осуществляется по билетам, заранее приготовленным Специалистом по обучению и развитию. Оценка производится по следующим критериям:

Проставление оценки по поведенческим компетенциям.

По результатам встречи непосредственного руководителя и подчиненного, за каждую поведенческую компетенцию выставляется оценка по 4 бальной системе:

1 — большое отклонение;

  • прогрессирующий;
  • опытный;
  • модель для подражания.

Оценка заносится в оценочный лист и в комментариях указываются обоснования данной оценки.

Проставление оценки по теоретическим знаниям.

Каждая компетенция по матрице навыков имеет выражение в баллах. Максимальное количество баллов по компетенции равно четырём.

Каждый вопрос в каждой компетенции имеет свой определенный вес в % выражении. Вес в %, зависит от значимости вопроса в компетенции и определяется оценочной комиссией.

Количество баллов, набранное по компетенции, записываются в оценочный лист членом оценочной комиссии:

1 — не знает

  • не уверен
  • знает
  • знает и способен передать знания

Проставление оценки по практическим навыкам.

По результатам ответов за каждую компетенцию практического навыка выставляется оценка по 4 бальной системе:

  • не знает
  • не уверен
  • знает
  • знает и способен передать знания

Оценка заносится в оценочный лист членом оценочной комиссии.

  1. Оценка компетенций. Результаты процедуры оценки компетенции являются предварительными и учитываются, как один из критериев при формировании итоговой оценки OPR. Оценка происходит по принципу «360 градусов».

Оценка компетенции по принципу «360 градусов» проводится на базе внешнего Интернет-портала и гарантирует полную анонимность оценивающих экспертов и подчинённых оцениваемого сотрудника.

  1. Аттестация путём проведения совещания (OPR сессия — Формирование кадрового резерва.) экспертных советов, состоящих из руководства соответствующих функций Компании и представителей отдела персонала. Данный метод аттестации используется для повышения в должности и присвоение аттестуемому, определённый рейтинг. В данном случаи, это является вторым этапом аттестации руководителей подразделений. Итогом такой аттестации может быть либо повышение в должности либо снятие с должности.

При итоговой оценке (OPR) используется следующая оценочная шкала OPR рейтингов:

4А — Сотрудник полностью готов к повышению в должности в течении ближайших 12 месяцев. Он существенно превосходит ожидание компании, выполняет работу на высоком профессиональном уровне, значительно превышающем должностные обязанности. Инициативен, инициирует эффективное решение проблем не только в своей непосредственной работе, но и в смежных областях.

4В — Сотрудник будет готов к повышению в должности через 1-2 года. Он соответствует высоким ожиданиям компании. Полное отсутствие замечаний, глубокие профессиональные знания. Сотрудник инициативен и самостоятелен, принимает участие в решении проблем за пределами своих непосредственных обязанностей. Вся работа выполняется на высоком профессиональном уровне.

ЗА — Сотрудник полностью соответствует занимаемой должности и, возможно, имеет потенциал для повышения в должности в будущем. Работа выполняется им квалифицированно в полном объёме. Сотрудник потенциально готов выполнять более сложные задачи, чем предполагаемые его должностной инструкцией.

ЗВ — Сотрудник полностью соответствует занимаемой должности, однако пока не демонстрирует потенциал для повышения в должности или выполнения существенно более сложных задач. Отсутствуют очевидные ошибки и претензии руководства. Работа выполняется квалифицированно в полном объёме. Нет необходимости в ежедневном контроле со стороны руководства.

2 — Новичок на текущей позиции. К моменту проведения итоговой оценки сотрудник отработал на своей должности менее 6 месяцев. Недостаточно данных для того, чтобы делать выводы о качестве работы и результативности.

1А — Сотрудник демонстрирует поведение в соответствии с глобальными компетенциями Компании, но систематически не достигает поставленных целей и не выполняет значительную часть своих должностных обязанностей на должном уровне. Имеются замечания в работе, требуется постоянный контроль руководителя.

1В — Сотрудник не демонстрирует поведение в соответствии с глобальными компетенциями Компании и систематически не достигает поставленных целей. Имеются серьёзные недостатки в работе. Наличие грубых ошибок, неспособность работать самостоятельно, требует постоянного контроля со стороны руководителя. Полное отсутствие инициативы. Есть основание для вынесения дисциплинарных взысканий.

Что касается нормативно-методического обеспечения процедуры. На предприятии используется трудовое законодательство, «Политика по оценки и развитию персонала» и «Процедура о порядке проведения оценки знаний и навыков персонала». Настоящая «Процедура…» вводится в действие приказом по заводу и действует до его изменения или отмены. Лицом, ответственным за применение настоящего положения на предприятии, является менеджер по персоналу и администрации.

Так же в организации по вопросам аттестации руководствуются трудовым законодательством. Например, при расторжении трудового договора по инициативе работодателя, если аттестуемый сотрудник не прошёл аттестацию.

Делая общий вывод нужно отметить, что «Политика…» используется на более глобальном уровне, а «Процедура…» на уровне филиала.

Так же нужно сказать, что в обоих нормативно-методических документах описана процедура аттестации, но не понятно для чего эти документы разделены и недоработаны. Каждый из документов отражает определённый этап аттестации. Процедура описывает первоначальный этап, а политика два последующих. Так же документы исключают описания использования результатов аттестации в дальнейшем. Неудобность использования и ознакомления сотрудника сразу с двумя документами разного уровня, так как многое что описано в политике не может распространяться на филиал данной компании.

В связи с этим будут разработаны два документа: Положение об аттестации, Положение об аттестационной комиссии. Эти документы поглотят содержание тех двух документов и буду предназначаться именно для конкретного завода в городе Ангарске, отражая всю его специфику и порядок проведения. Положения разрабатываются на основании типовых Положений, на бланке организации, со всеми необходимыми реквизитами.

Помимо Положений, предлагается автоматизировать данную процедуру для сотрудников цехов, чья процедура аттестации менее затратная по времени, нежели управленческий персонал. Для этого было проанализировано компьютерное оборудование предприятия, существующие программы на рынке и выставлены критерии: стоимость, возможность дополнять и изменять тесты. Программа «Sike Аттестация», является подходящей для предприятия по стоимости, имеется база готовых тестов для аттестации, возможность дополнять и изменять тесты. Стоимость одной лицензии 3000 рублей (на одно рабочее место), лицензия на сервер 5000 рублей. Программа аттестации персонала — решение, позволяющее контролировать процесс аттестации персонала и сократить временные издержки по контролю прохождения аттестации сотрудниками предприятия, вести историю аттестации по каждому из сотрудников. Система предназначена для подготовки тестов по различным областям знаний человека, тестирования специалиста, обработки результатов тестирования и получения отчётности. Система позволяет планировать мероприятия по аттестации и выводить список работников, которым необходимо пройти аттестацию в ближайшее время. [5]

Приходкина Е.И., Раева Ю.Б.

Список использованных источников и литературы:

  1. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ
  2. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения,- М: ВНИИДАД,
  3. Аксенов Е.А.Управление персоналом. Учебное пособие / Е.А.Аксенов. — М.: ИПК госслужбы, 1997. — 125 с.
  4. Базаров Т.Ю. Социально-психологические методы и технологии управления персоналом организации / Т.Ю.Базаров. — М.: ИПК, 2003,- 69 с.