В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 управление документами (records management) — это совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Необходимо отметить особенности управления документацией общие для библиотеки как учреждения, и специфические для технической библиотеки.

Для всех библиотек характерны следующие особенности оформления документов:

1. Учет литературы осуществляется в соответствии с Типовой Инструкцией об учете библиотечного фонда
2. Объектами хранения, которые формируют фонды, в библиотеках выступают книги, газеты, журналы, справочники, аудио- и видеодокументы.
3. Для учета пользователей, а также выданных и возвращенных единиц библиотечного фонда, в библиотеке создается читательский формуляр.
4. При поступлении литературы обязательно сверяется ее количество в соответствии с сопроводительными документами. Поступление литературы происходит на основе сопроводительных документов таких как товарные накладные, описи, счета.
5. Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируют в «Книгу индивидуального учета» (инвентарная книга, карточка учетного каталога).
6. На поступившую литературу составляется акт, в котором указывается инвентарный номер книги и сумма. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды.
7. Списание литературы оформляется актом об исключении.
8. Как правило, все библиотеки руководствуются следующими нормативными документами:

• Федеральный закон от 29.12.1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечном деле»;
• Приказ Минкультуры России от 02.12.1998 г. № 590 «Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда»;
• Приказ Минфина России от 13.06.1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
• Типовая инструкция об учете библиотечного фонда: утв. М-вом культуры РФ 02.12.1998г. № 590
• ГОСТ 6.15-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра образца.

Для технической библиотеки характерны следующие особенности работы с документами:

1. Библиотека хранит документацию и литературу, отнесенную к области техники и производства. К технической документации относятся чертежи, карты, технологические инструкции, эскизы и др. Также могут храниться и традиционные объекты книги, газеты, журналы и т.д.
2. При поступлении технической документации обязательно проверяется:

• комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных документов или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

• при приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов;
• комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
• наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается.

3. Техническая библиотека в своей деятельности руководствуется помимо общих для все библиотек следующими нормативными документами;

• ГОСТ 3.1102-81. Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов;
• ГОСТ 3.1109-82. Единая система технологической документации. Термины и определения основных понятий;
• ГОСТ 2.109-73. ЕСКД. Основные требования к чертежам;
• ГОСТ 2.501- ЕСКД. Правила учета и хранения;
• ГОСТ 2.105-95. ЕСКД. Общие требования к текстовым документам;
• Типовые правила техники безопасности;
• Типовые правила пожарной безопасности.

Далее опишем существующую работу с документацией в библиотеке ТЭЦ-10. Библиотека является структурным подразделением производственнотехнического отдела ТЭЦ-10 (ПТО). Данное подразделение создано для определения и проведения на электростанции единой технической политики, обеспечивающей совершенствование технологического процесса с целью повышения экономичности и надежности работы оборудования. Вся работа в библиотеке возложена на одного сотрудника.

При анализе деятельности библиотеки были составлены фотографии рабочего дня, которые помогли выявить основные работы, выполняемые библиотекарем, выделить наиболее трудоёмкие, затратные по времени, требующие проведения дополнительных предварительных или последующих работ, а также ознакомиться с рабочим местом и инструментами, используемыми в деятельности. Основные выполняемые библиотекарем в течение дня работы:

• принятие, регистрация, выдача и хранение технической литературы и технической документации (хранение должно осуществляться постоянно);
• контроль возврата выданных сотрудникам организации документов;
• заполнение инвентарной книги на техническую и иную литературу;
• составление списков новых поступлений.
• заключение договоров на приобретение технической литературы и периодических изданий (газеты, журналы);
• информирование работников ТЭЦ о поступлении новой технической литературы и нормативных документов;
• выдача копий чертежей по заявкам работников;
• регистрация, учет и рассылка технических решений ТЭЦ-10;
• учет, выдача, хранение документов с грифом «ДСП» (чертежи);
• выполнение списания книг;
• поиск необходимой правовой информации и нормативных документов для подразделений в различным программах установленных на компьютере библиотекаря.

Часть работ библиотекарь выполняет с помощью ПК — составляет акты списания, договоры с поставщиками на приобретение литературы, выполняет поиск нормативно-правовых документов по специализированным базам данных, составляет различные списки и т.д.

Далее были подробно изучены организационные документы и документы, формируемые библиотекарем.

Из организационных документов в библиотеке есть только должностная инструкция, которой сотрудник руководствуется в своей работе. В должностной инструкции отсутствуют некоторые пункты, которые есть в типовой инструкции (например, «ведение статистического учета по основным показателям работы библиотеки», «разработка планов комплектования библиотеки на основе изучения тематических планов книжных издательств» и др.). Кроме это, выявлено, что библиотекарь выполняет некоторые работы, которые не определены должностной инструкцией (например, регистрация, учет и рассылка технических решений ТЭЦ-10, поиск нормативных документов для разных подразделений в специальных программах (база данных, Консультант-Плюс) и др.).

Относительно документов, которые формируются в деятельности библиотеки, сделаны следующие выводы:

• к таким документам относятся читательский формуляр, инвентарная книга, заявки на приобретение технической литературы, акты о поступлении и списании литературы, журналы регистрации (технических решений по ТЭЦ-10, выдачи документов с грифом «ДСП», чертежей и технической документации), журналы чертежей и др.;
• в части документов заполняются не все графы (например, в читательском формуляре, в инвентарной книге), что связано в основном с тем, что библиотека небольшая и библиотекарь многое выполняет по памяти, а не обращается к записям;
• инвентарная книга, которая ведётся в бумажном виде, заполняется с нарушениями типовой инструкции об учёте библиотечного фонда (например, инвентарная книга не переплетена и не заверена руководителем (подписью и печатью), а представляет собой обычную тетрадь; книга не пронумерована и т-Д.);

• та же инвентарная книга в настоящее время дополнительно ведётся и в электронном виде (программа MS Excel), но используется при этом минимум функций программы (только набор данных в табличном виде);
• не ведётся учёт заявок на литературу от подразделений и учёт их выполнения;
• такой востребованный документ, к которому часто обращается библиотекарь, как журнал чертежей находится в ветхом состоянии;

• в технической библиотеке проводятся специфичные работы (приём и хранение технических чертежей, эскизов; подготовка технической документации по общим запросам работников) и формируются специфичные документы (журналы чертежей, журналы документов с грифом «ДСП» и т.д.), что может составлять сложность при выполнении нечастых процедур (можно забыть некоторые этапы, оформление и т.п.), а также это может стать затруднением для заменяющего или нового работника на этой должности.

В результате беседы с сотрудником библиотеки было принято рещение о проведении некоторых работ по организации управления документацией для того, чтобы решить следующие задачи:

• Разработать недостающие нормативные документы.
• Сделать выполняемые работы более прозрачными, понятными (этапы, формируемые документы, необходимые к соблюдению нормативные требования и т.п.).
• Помочь библиотекарю усовершенствовать свою деятельность т.е ознакомиться и иметь в постоянном доступе весь комплекс нормативных документов, которыми должен руководствоваться библиотекарь;
• Облегчить работу библиотекаря, т.е сделать ее более быстрой и удобной (собрать все оформляемые документы и описание работ с ними в одном файле; автоматизировать некоторые процессы работы с документами и т.п.);
• Дополнить формируемые документы недостающими сведениями, которые должны присутствовать в соответствии с нормативными требованиями.

Для решения вышеперечисленных задач предприняты следующие действия:

1. Разработано положение о технической библиотеке, где отраженны: структура библиотеки, основные функции, задачи, права и ответственность. В работе учитывалась специфика учреждения и самой технической библиотеки (взаимодействие структурных подразделений; обязательные к соблюдению нормативные документы отрасли и предприятия; работа с документами с грифом «ДСП» и др.).
2. Разработаны правила пользования технической библиотекой, где отражены: общие положения, права и обязанности библиотеки, порядок записи читателей в библиотеку, порядок пользования читальным залом, ответственность сторон. Данные правила помогут регулировать отношения между читателями и сотрудниками технической библиотеки. При разработке также учитывались особенности учреждения (например, запрещается выносить литературу за пределы предприятия; в библиотеке осуществляется приём заявок от подразделений на приобретение литературы; сотрудник библиотеки осуществляет поиск нормативной документации по электронным базам данных по заявкам подразделений и др.).
3. Для усовершенствования и облегчения работы библиотекаря сформирован пакет методической документации. Предварительно на основе наблюдения за работами, которые выполняет библиотекарь, беседы с ней, самостоятельного выполнения некоторых работы была составлена схема основных процедур и документов. Далее были выделены нормативные акты, на основании которых должны выполняться этим процедуры и создаваться документы. Вся информация были изложена в текстовом и схематичном виде, в итоге был создан методический пакет документов, который выполнен в виде комплекта HTML-страниц (чтобы у библиотекаря были единый систематизированный перечень всех процедур, описанный поэтапно и подробно, перечень всех документов и шаблоны этих документов, перечень нормативных актов). Структура первой страницы разрабатываемой документации представлена на рис.1.

В левой части окна располагается оглавление по методическим материалам. Это:

• перечень нормативных документов, которые регламентируют деятельность библиотеки и работы с библиотечными документами, в том числе с технической документацией (с возможностью открытия и прочтения любого документа);
• перечень организационных документов, на основе которых библиотекарь осуществляет свою деятельность (документы отсканированы и также доступны для просмотра);
• перечень программ, с которым работает библиотекарь технической библиотеки ТЭЦ-10 с пояснением выполняемых в программах работ (например, с БД ГВЦ);
• перечень бланков основной формируемой в библиотеке документации (с возможностью открыть шаблон и заполнить бланк; заполнение некоторых сложных документов автоматизировано с помощью форм, выполненных в Visual Basic for Application);
• описание объектов хранения; схемы маршрутов и описание проведения и документирования основных процедур, выполняемых библиотекарем.

В правой части окна будет открываться содержимое выбранного раздела.

4. Также для решения такой задачи как облегчение работы библиотекаря разработан файл MS Excel, работа с которым позволит:

• вести инвентарную книгу;
• вести учет заявок на литературу,
• вести и применять журнал чертежей, где все данные по чертежам будут сгруппированы в одном месте, что позволит обращаться не к обветшалому журналу и папкам, а к электронной версии;
• вести каталог литературы, куда можно заносить: название и автор книги, название темы каждой книги, № стеллажа и его положение, и место нахождение книги (ФИО и название отдела);
• облегчить возможность ввода данных в сложные формы (например, акты) через использование форм, созданных в VBA;

• осуществлять более быстрый и удобный поиск данных по любым спискам (особенно это актуально для журнала чертежей, где можно будет осуществить быстрый поиск по конкретным словам);
• облегчить возможность автоматического подсчета периодически требуемых значений (количество списанных книг за год, количество приобретенных книг за год и т.д.),

В файле MS Excel на первом листе создано оглавление по листам, с которого библиотекарь может начинать работу, а на каждом листе есть кнопка возврата к оглавлению. В тех графах, где это возможно, созданы выпадающие списки с возможностью выбора значения из списка (чтобы избежать случайных ошибок и ускорить ввод данных). Далее предполагается перевести в электронный вид (отсканировать) чертежи, чтобы можно было не только поиск определённого чертежа осуществлять в электронном виде, но и переходить к этому электронному чертежу и просматривать его.

В рамках данного практического исследования был проведён анализ деятельности библиотекаря технической библиотеки ТЭЦ-10, изучены объекты хранения, нормативная документация, документы, формируемые в процессе деятельности библиотекаря, основные процедуры. Для облегчения выполнения некоторых работ, а также для приведения их в соответствие нормативным требованиям были внесены предложения по корректировке заполнения части документов (читательский формуляр, инвентарная книга, журналы чертежей и др.), было предложено вести учёт заявок на литературу и сформирован электронный журнал учёта заявок; разработаны электронные шаблоны для основных документов, часто создаваемых библиотекарем; перенесён в электронный вид обветшалый журнал чертежей, в котором можно удобно вести поиск. Для ведения всех журналов и инвентарной книги, а также для получения сводных вычисляемых данных по библиотеке был разработан файл MS Excel, где применены различные функции программы и программирование на Visual Basic for Application для удобного заполнения электронных форм. Поставленные задачи по совершенствованию деятельности библиотекаря привели к необходимости создания системы управления документацией в технической библиотеке, которая была выполнена в виде комплекса HTML-страниц.

Таким образом на примере конкретного подразделения рассмотрены способы совершенствования работы с документами и создание элементов системы управления документацией.

Чиркова М.М., Крапчетова О,С.